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Systèmes de gestion de bibliothèques

Espace pour les établissements utilisateurs de SGB

Ré-informatisation des établissements documentaires de l’ESR : offre d’accompagnement de l’Abes


Établissements membres de l’accord cadre SGBm 2016-2020

A partir de 2021, dans le cadre d’un groupement de commandes annuel, l’Abes accompagne les établissements souhaitant renouveler leurs marchés subséquents conclus au titre de l’accord cadre SGBm.

Chaque année, un groupement « allégé » sera proposé aux établissements afin de leur permettre de négocier collectivement et de sécuriser le renouvellement des marchés.

Consulter les conditions tarifaires

Pour toute question liée au suivi ou au renouvellement d’un marché : sgbm@abes.fr

Établissements non membres de l’accord cadre SGBm

Un dispositif est également prévu pour accompagner les projets de ré-informatisation des établissements n’ayant pas participé à l’accord cadre SGBm. 

A la demande des établissements, l’Abes met à disposition un tronc commun d’informations et de documentations collectées et capitalisées pendant le déroulement du projet SGBm. Ces données sont mises à jour régulièrement avec les informations collectées lors des ré-informatisations en cours.

En plus de cette offre générique, l’Abes propose un accompagnement et un coaching individualisés de 1 à 2 jours répartis sur plusieurs sessions. Cette offre de services est proposée à titre gratuit et nécessite de prendre contact au préalable avec l’équipe.

Pour toute question ou demande d’accompagnement liée à une ré-informatisation : sgb-reinformatisation@abes.fr

En savoir plus

Ressources associées

 Projet SGBm : repères


Initié dès 2010, le projet de Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé (SGBm) a constitué une des actions du Projet d’établissement 2012-2015 de l’Abes, considéré comme prioritaire par son Conseil d’administration et son Conseil scientifique.

 

2016-2020 : la phase « accord-cadre SGBm »

L’accord-cadre désigné sous l’appellation « SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé » couvre la fourniture d’une plate-forme de services documentaires articulée avec les systèmes administrés par l’Abes. L’ensemble des solutions retenues comportent les fonctions classiques des SIGB, un résolveur de liens, un outil de découverte, l’accès à une base de connaissance et un ERMS. 

Dans le cadre de ce projet, l’Abes a constitué l’interlocuteur des fournisseurs de SGB et des établissements pour ce qui concernait les échanges de données bibliographiques, la production des métadonnées et la garantie de leur qualité. Pour leur part, les établissements étaient les interlocuteurs des fournisseurs pour ce qui concernait le support et l’intégration aux systèmes d’information locaux. D’autres acteurs sont intervenus à la demande de l’Abes ou d’un établissement pour mettre en place des adaptations ou des compléments techniques, notamment lors de l’intégration à d’autres systèmes.

Modalités de l’accord cadre 

En octobre 2016, après 16 mois de dialogue compétitif avec les candidats proposant des solutions de type « SGB nouvelle génération », 4 offres ont été retenues :

  • Decalog – Data Management
  • Ex-Libris – Proquest
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

A l’issue d’un dialogue compétitif soutenu, qui a permis de faire évoluer le modèle économique, certaines fonctionnalités ainsi que l’ingénierie de projet des fournisseurs, un accord-cadre était finalisé : celui-ci définissait les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commandes et engageait les titulaires du marché sur une période de 4 ans, notamment en termes de plafonds  tarifaires.

Les titulaires du marché étant remis en concurrence par chaque établissement du groupement dans le cadre de marchés subséquents, cet accord cadre garantissait un bon niveau de concurrence technologique et économique entre les solutions retenues. 

Les titulaires de l’accord cadre, seuls habilités à équiper les établissements signataires du groupement de commandes, ont été appelés à négocier dans le cadre de marchés subséquents tenant compte de leurs besoins spécifiques. Pour accentuer leur poids dans les négociations, certains établissements ont choisi de se regrouper et de rédiger ensemble les documents de marché. A la fin de la procédure, chaque établissement a signé son propre marché subséquent pour une durée de 5 ans.

Pour l’ensemble du groupement, 2 vagues de déploiement annuelles ont été programmées jusqu’en 2020.

Particularités techniques

D’un point du vue technologique, le modèle software as a service (SaaS) s’est imposé : les plate-formes de services proposées par les prestataires étant basées dans le cloud, les établissements s’acquittent d’un abonnement annuel global. Le stockage des données au sein d’une base miroir a été prévu.

Une attention particulière a été portée sur l’interconnexion entre les SGBm et les systèmes d’information de chaque établissement (gestion des Ressources Humaines, gestion Financière et Comptable…).

Bien que centré sur les systèmes locaux, le projet SGBm conserve l’objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux, actuels et futurs. Les établissements équipés de solutions SGBm continuent à cataloguer et exemplariser leurs ressources dans le Sudoc. Une attention particulière est portée sur certains axes, plus délicats :

  • articulation entre collections imprimées et électroniques
  • fluidité de traitement de ces supports (acquisitions, traitement, usage…)
  • gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines
  • échanges de données entre le Sudoc et le SGBm

Nouveaux modes de coopération avec les établissements

Dans le cadre du projet SGBm, un nouveau mode de coopération entre les établissements pilotes et l’Abes a été initié, basé sur un travail collaboratif dans le sens de l’intérêt des établissements.

Cette coopération avec les établissements s’est prolongée jusqu’en 2020. Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement et le portage des marchés subséquents ont fait leurs preuves. Pour accompagner ces opérations, certains services de l’Abes ont évolué ou sont en cours d’évolution :

  • dispositif de sauvegarde national pour les données des établissements ayant déployé leur solution SGBm
  • synchronisation des flux entre le Sudoc et les SGB
  • projet de nouvel outil de catalogage

Depuis 2015,  une Journée annuelle d’informations est organisée à destination des membres de l’accord-cadre SGBm. Depuis 2020, les thématiques abordées sont élargies aux questions plus générales autour des SGB. Seules les contenus des Journées professionnelles programmées depuis 2020 sont en accès ouvert, les contenus émis auparavant étant soumis à confidentialité.

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2010 – 2016 : de la phase d’étude à la phase pilote

 

 

Après la publication d’une étude d’impact,  l’Abes a mandaté la société Pleiade Management and Consultancy pour réaliser une étude exploratoire des scénarios envisagés  :

  • Annexe A : réalisation interne, élaboration d’un service de découverte 
  • Annexe B : utilisation des outils de découverte commercialisés
  • Annexe C : collaboration avec Google Scholar  

Après avis du Comité technique, du Comité de pilotage et du Conseil scientifique de l’Abes, le Conseil d’administration, lors de sa séance du 31 mai 2013, a opté pour le scénario 2, enrichi d’une étude complémentaire. En termes de dispositions relatives aux marchés publics, le cadre du dialogue compétitif a été choisi. 

En juillet 2013, après examen des conditions de participation à la phase pilote par le Comité technique, 9 établissements (sur 46 candidatures) ont été sélectionnés en tant que sites pilotes.

Deux groupes de travail ont alors été mis en place :

  • GT « Catalogage et production de métadonnées » piloté par le chargé de mission « projet SGBm » à l’Abes et la société Pleiade
  • GT « Sites Pilotes », composé des chefs de projet des établissements pilotes,  qui a analysé et mis en forme les informations indispensables à la migration entre les systèmes.

Gouvernance du projet SGBm

Deux comités ont encadré le projet :

  • Comité technique : 24 établissements de l’ESR et 5 établissements  EPRIST ont été mobilisés pour mener une étude complète : migration des données ; aspects fonctionnels (acquisitions, catalogue et catalogage, circulation) ; ouverture des données et des services informatiques  ; modèle économique
  • Comité de pilotage :  il était constitué d’un président d’université, d’un directeur de grande école, du directeur de l’AMUE, d’un représentant de la MISTRD, d’un DSI, de 2 représentants de l’ADBU, d’un représentant de Couperin, d’un représentant d’un réseau étranger, du directeur de l’Abes et du chargé de mission Projet SGBm
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