Organigramme hiérarchique de l'Abes
L’organisation de l’Abes
Département Développement des Services et des Réseaux (DDSR)
Le DDSR traduit la volonté de l’Abes d’organiser ses activités à partir des besoins des usagers et des services qui leur sont proposés. Cette évolution répond notamment à la recommandation formulée dans le rapport du Hcéres 2023, qui préconisait la mise en place d’outils et de procédures permettant « mieux connaître les besoins des utilisateurs et d’évaluer [nos] actions, [nos] stratégies ».
Le département est structuré en quatre services, qui couvrent les principaux domaines d’intervention de l’Abes auprès de ses réseaux. Ils entretiennent un dialogue étroit avec les établissements membres et les partenaires de l’Agence afin de recueillir leurs besoins et d’y apporter des réponses adaptées.
Leurs activités couvrent notamment l’acquisition et le signalement de la documentation électronique, l’accompagnement et la formation des réseaux dans l’utilisation des outils et services de l’Abes, la diffusion et la réutilisation des métadonnées, ainsi que l’accompagnement des communautés professionnelles et la représentation de l’Agence auprès de ses partenaires. Cette organisation place ainsi les établissements membres des réseaux documentaires et les partenaires de l’Abes au cœur de l’action du département.
Le DDSR est également chargé d’élaborer la politique des données de l’Abes et d’en assurer le suivi. Cette politique définit les orientations en matière d’exposition et de diffusion des données, avec pour objectifs d’en faciliter l’accès, l’exploitation et l’interopérabilité.
Service Achats et valorisation de la documentation électronique (SAVD)
Le SAVD a pour mission de coordonner et de promouvoir les acquisitions et le signalement de la documentation électronique, de la négociation à la mise en œuvre des marchés, en lien étroit avec les différents partenaires (Couperin, éditeurs, fournisseurs de métadonnées et d’outils, bibliothèques…) et en étroite collaboration avec le Département des affaires générales.
Service Documentation et ingénierie pédagogique (SDIP)
Le SDIP met en œuvre les dispositifs d’accompagnement des réseaux professionnels de l’Abes dans l’utilisation des outils, des données et des services mis à leur disposition. Il propose notamment des ressources documentaires et des formations adaptées à leurs besoins.
Service Animation des réseaux et communication (SARC)
Le SARC poursuit trois objectifs :
- Communiquer sur l’Abes et ses services auprès de ses réseaux membres, de ses partenaires et des réutilisateurs de ses données, en mobilisant les canaux et les moyens les plus adaptés
- Recueillir et analyser les besoins des utilisateurs grâce notamment au dispositif des Abes-Tour, aux enquêtes et aux démarches d’évaluation conduites en lien avec la mission Évaluation, afin de contribuer à leur prise en compte dans l’évolution des services
- Animer les communautés professionnelles en favorisant la coopération et les échanges entre les bénéficiaires des services de l’Abes, notamment par l’organisation de journées d’étude, l’assistance de premier niveau et les réponses apportées aux questions posées sur les listes de diffusion.
Service Fourniture des données et interfaces (SFDI)
Le SFDI a pour mission de faciliter l’accès aux données de l’Abes en développant et en mettant à disposition des applications, des exports et des services d’exposition, notamment via des API. Il coordonne les modalités de diffusion des métadonnées et leur mise à disposition à travers des interfaces publiques, afin de répondre au mieux aux besoins des établissements et des réutilisateurs des données de l’Abes.
Département du Système d’Information et des Métadonnées (DSIM)
Le DSIM conçoit, développe et maintient les applications, architectures techniques et infrastructures informatiques du système d’information de l’Abes, en réponse aux besoins identifiés auprès des utilisateurs par le Département Développement des Services et des Réseaux (DDSR).
Ses activités couvrent notamment la conception et la gestion des imports et des flux, le traitement en masse des données — notamment pour en assurer la cohérence et la qualité — ainsi que l’urbanisation et la modélisation des données.
Le DSIM contribue également à définir et à consolider la politique informatique de l’Abes. Il en assure le suivi et veille à sa mise en œuvre au sein de l’agence, au-delà de son seul périmètre départemental.
Service Infrastructure et architecture technique (SIAT)
Le SIAT a pour mission d’assurer la maintenance corrective, préventive et évolutive de l’infrastructure IaaS et PaaS, d’assurer la supervision du SI, d’assurer la sécurité du système d’information de l’Abes et de contribuer aux architectures techniques du SI tout en veillant à leur évolution. Ce travail d’infrastructure sert aussi bien les outils et applications publiques et professionnelles que les outils et applications déployées en interne pour le bon fonctionnement de l’agence.
Service Outils et applications (SOA)
Le SOA a pour mission d’assurer la maintenance corrective, préventive et évolutive des applications et outils documentaires déployées par l’Abes, et contribuer à leur intégration et à leur déploiement continu dans son SI, facilités par les travaux conjoints des développeurs et bibliothécaires.
Service Normalisation urbanisation et modélisation (SNUM)
Le SNUM veille au respect de l’application de la normalisation documentaire dans les outils et applications déployés par l’Abes, et à l’élaboration de nouveaux schémas et modèles de données selon les besoins exprimés tout en veillant à la faisabilité opérationnelle. C’est également ce service qui élabore et maintient la cartographie du SI.
Service Conception et gestion des flux (SCGF)
Le SCGF a pour mission de concevoir et gérer les flux de données pour permettre leur exploitation dans le SI de l’Abes et leur exposition auprès des utilisateurs externes, en veillant au respect des modèles et des formats de données retenus par l’agence.
Conformément aux orientations du Projet d’établissement de l’Abes 2024-2028, il est attendu de ce service qu’il définisse une stratégie sur les imports à mettre en œuvre par l’agence (périmètre des imports, procédures, coordination et synchronisation, fréquence…) en lien étroit avec les besoins du secteur documentaire de l’ESR.
Service Traitement des données (STD)
Le STD assure les traitements nécessaires à l’amélioration, à la mise en cohérence, à l’enrichissement et à la qualification des données stockées dans les applications de l’Abes.
Ces activités s’inscrivent dans le cadre de la politique des données de l’Abes et accompagnent notamment la migration des données vers le futur système d’information. Elles répondent également aux besoins exprimés par les réseaux et centralisés par le Département Développement des Services et des Réseaux (DDSR)
Département des Affaires Générales (DAG)
Le DAG contribue au bon fonctionnement de l’Abes en assurant la gestion et l’accompagnement des fonctions supports de l’Agence. Il regroupe notamment les activités relatives aux ressources humaines, aux finances et aux affaires juridiques.
Service des Moyens Généraux (SMG)
Le SMG a pour mission d’assurer un appui administratif, logistique et technique à destination des services et des personnels de l’Abes, en contribuant également à diffuser l’information et à promouvoir la culture d’établissement. Une attention particulière sera donnée à la fonction dédiée à la communication interne, pour proposer un dispositif qui réponde aux besoins actuels, pointés dans le rapport Hcéres 2023.
Service des Ressources Humaines (SRH)
Le SRH accompagne les personnels de l’Abes tout au long de leur parcours professionnel. Il assure la gestion des carrières et de la paie, contribue au développement des compétences et accompagne les personnels et les encadrants dans leurs pratiques professionnelles.
Il met également en œuvre la formation continue, anime le dialogue social et participe au déploiement de la politique sociale de l’Agence.
Service des Finances (SFI)
Le SFI élabore et met en œuvre la politique de gestion financière de l’Abes. Il assure le pilotage et le suivi de la gestion budgétaire et financière de l’établissement, dans le respect du cadre réglementaire et des orientations définies par l’Agence.
Pôle affaires juridiques
Le Pôle affaires juridiques accompagne l’Abes dans la sécurisation juridique de ses activités, notamment en matière de conventionnement, de marchés publics et de propriété intellectuelle.
Réinformatisation
L’équipe Réinformatisation pilote le projet Orion dédié au changement du système de gestion des métadonnées de l’Abes, en associant les principales expertises métiers de l’Agence, notamment dans les domaines de la documentation et de l’informatique.
En lien avec les différents services de l’Abes et avec des contributeurs externes, elle intervient à toutes les étapes du projet : préparation de la procédure d’achat, analyse et choix des solutions, instruction des dossiers liés au changement de système, définition des services et des paramétrages, migration et qualification des données, tests et déploiement, ainsi que formation et accompagnement des utilisateurs.
Cette équipe assure ainsi la coordination des différentes composantes du projet jusqu’à la mise en service du nouveau système.
Le Labo
Le Labo est chargé, en accord avec la direction et en relation étroite avec les autres départements et services de l’Abes, de mener les études prospectives, sur les plans fonctionnel, organisationnel et technique, et d’explorer les pistes d’évolution concernant méthodes, outils, services et technologies, suivant les principes énoncés dans le volet 6 du Projet d’établissement 2024-2028 qui vise à “Renforcer la politique de Recherche et Développement” de l’agence.
Mission Évaluation et Qualité
Pour répondre aux recommandations du Hcéres (Rapport 2023), l’Abes souhaite « se doter d’un programme global d’amélioration de la performance, formalisé et incluant analyse de risque, mise en œuvre d’une démarche qualité structurée, construction d’outils d’aide au pilotage ».
Dans cette perspective, une mission « Évaluation et qualité » a été créée dans le nouvel organigramme. Elle contribue à mettre en place une démarche d’amélioration continue des activités et des services de l’Abes, en développant des indicateurs et des tableaux de bord permettant d’en suivre et d’en évaluer régulièrement les résultats.
Ces outils ont vocation à éclairer le pilotage de l’Agence, aussi bien pour le suivi de ses activités courantes que pour la mise en œuvre et l’évaluation des orientations stratégiques définies dans le Projet d’établissement 2024-2028.
Décision relative aux délégations de signature
Par une décision relative aux délégations de signature, le Directeur de l’Abes peut, sous sa responsabilité, déléguer sa signature à des agents de l’agence pour des décisions administratives ou financières. La décision de délégation de signature est présentée pour information au conseil d’administration de l’Abes. Elle est opposable au tiers et mise en ligne sur le site de l’Abes.
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