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Systèmes de gestion de bibliothèques

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SGBm - Système de Gestion de Bibliothèques mutualisé

Projet SGBm : préparer la suite

La réflexion menée par la direction de l’Abes en relation étroite avec ses partenaires et sa gouvernance a abouti à une définition précise de la phase dite « d’après-SGBm » dont le principe essentiel retenu consiste à positionner l’Abes en appui à l’informatisation ou à la ré-informatisation des bibliothèques membres de ses réseaux.

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Accord cadre pour les établissements membres du groupement de commande SGBm (2016-2020)

L’accord-cadre désigné sous l’appellation « SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé » couvre la fourniture d’une plate-forme de services documentaires articulée avec les systèmes administrés par l’Abes. L’ensemble des solutions SGBm retenues comportent les fonctions classiques des SIGB, un résolveur de liens, un outil de découverte, l’accès à une base de connaissance, un ERMS. 

L’Abes constitue l’interlocuteur des fournisseurs et des établissements pour ce qui concerne la migration des données bibliographiques, la production des métadonnées et leur garantie. Les établissements sont les interlocuteurs des fournisseurs pour ce qui concerne le support et l’intégration aux systèmes d’information locaux. D’autres acteurs peuvent intervenir à la demande de l’Abes ou d’un établissement, pour mettre en place des adaptations ou des compléments techniques, notamment lors de l’intégration à d’autres systèmes.

Modalités de l’accord cadre 

En octobre 2016, après 16 mois de dialogue compétitif avec les candidats proposant des solutions de type « SGB nouvelle génération », 4 offres ont été retenues :

  • Decalog – Data management
  • Ex-Libris – Proquest
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

A l’issue du dialogue compétitif, qui a permis une évolution du modèle économique, des fonctionnalités et de l’ingénierie de projet des fournisseurs, un accord-cadre a été finalisé : celui-ci définit les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commandes et engage les titulaires du marché sur une période de 4 ans, notamment en termes de plafonds  tarifaires. Les titulaires du marché étant remis en concurrence par chaque établissement du groupement dans le cadre de marchés subséquents, l’accord cadre garantit un bon niveau de concurrence technologique et économique entre les solutions retenues. 

Les titulaires de l’accord cadre sont les seuls habilités à équiper les établissements signataires du groupement de commandes. Les établissements sont appelés à négocier avec les titulaires du marché à l’occasion de marchés subséquents qui tiennent compte de leurs besoins spécifiques. Pour accentuer leur poids dans les négociations, certains établissements peuvent choisir de se regrouper et de rédiger ensemble les documents de marché. A la fin de la procédure, chaque établissement signe son propre marché subséquent pour une durée de 5 ans.

Pour l’ensemble du groupement, le calendrier prévisionnel prévoit 2 vagues de déploiements annuelles jusqu’en 2020.

Particularités techniques

D’un point du vue technologique, le modèle software as a service (SaaS) s’est imposé : les plate-formes de services proposées par les prestataires sont basées dans le cloud, les établissements payant un abonnement annuel global. Il est prévu un stockage des données au sein d’une base miroir.

Une attention particulière a été portée sur l’interconnexion entre les SGBm et les systèmes d’information de chaque établissement (Gestion des Ressources Humaines, Gestion Financière et Comptable…).

Bien que centré sur les systèmes locaux, le projet SGBm conserve l’objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux actuels et futurs. Les établissements équipés de solutions SGBm continuent à cataloguer et exemplariser leurs ressources dans le Sudoc. Une attention particulière est portée sur certains axes, plus délicats :

  • l’articulation entre collections papiers et électroniques
  • la fluidité de traitement de ces supports (acquisitions, traitement, usage…)
  • la gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines
  • les échanges de données entre le Sudoc et le SGBm

Nouveaux modes de coopération avec les établissements

Le projet SGBm a donné l’occasion de mettre en place un mode de coopération très étroit entre les établissements pilotes et l’Abes, basé sur un travail collaboratif réactif et transparent, dans le sens de l’intérêt des établissements.

Cette coopération avec les établissements se prolonge a minima jusqu’en 2020. Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement sur les marchés subséquents et l’assistance ont fait leurs preuves. Pour accompagner ces opérations, certains services proposés par l’Abes ont évolué ou sont en cours d’évolution :

  • dispositif de sauvegarde national pour les données des établissements ayant déployé leur solution SGBm
  • synchronisation des flux entre le Sudoc et les SGB
  • projet de nouvel outil de catalogage

Depuis 2015,  une Journée d’informations annuelle est organisée à destination des membres de l’accord-cadre SGBm.

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Ressources associées

Repères

Initié en avril 2012, le projet de mise en œuvre d’un SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé constitue une action prioritaire du projet d’établissement 2012-2015 : « le projet de système de gestion mutualisé est considéré comme une priorité par le Conseil d’administration et le Conseil scientifique, à mettre en œuvre rapidement car plusieurs établissements souhaitent changer de système dès maintenant. Le système proposé devra bien entendu être en mesure de gérer les ressources électroniques ».

Déroulé du projet

Le projet a été encadré par deux comités :

  • Comité technique : il a mobilisé 24 établissements de l’ESR et 5 établissements du groupe EPRIST qui ont mené une étude complète : migration des données ; aspects fonctionnels (acquisitions, catalogue et catalogage, circulation) ; ouverture des données et des services informatiques  ; modèle économique.
  • Comité de pilotage :  il était constitué d’un président d’université, d’un directeur de grande école, du directeur de l’AMUE, d’un représentant de la MISTRD, d’un DSI, de 2 représentants de l’ADBU, d’un représentant de Couperin, d’un représentant d’un réseau étranger, du directeur de l’Abes et du chargé de mission projet SGBm.

En convergence avec l’apparition des Systèmes de Gestion de Bibliothèque de nouvelle génération et le développement de l’informatique « dans les nuages », le projet SGBm a donné lieu à plusieurs études menées en 2013. Après la publication d’une étude d’impact,  l’Abes a mandaté la société Pleiade Management and Consultancy pour réaliser une étude exploratoire des 3 scénarios envisagés pour la mise en oeuvre du SGBm :

  • réalisation interne, élaboration d’un service de découverte – Annexe A
  • utilisation des outils de découverte commercialisésAnnexe B
  • collaboration avec Google Scholar  –  Annexe C

Après avis du Comité technique, du Comité de pilotage et du Conseil Scientifique de l’Abes, le Conseil d’administration, lors de sa séance du 31 mai 2013, a opté pour le scénario 2, complété d’une étude complémentaire. En termes de dispositions relatives aux marchés publics, le cadre du dialogue compétitif a été choisi. 

En juillet 2013, les membres du comité technique ont examiné les conditions de participation à la phase pilote : sur les 46 établissements ayant  exprimé leur intérêt pour le projet, devenant ainsi membres du Groupements de commandes SGBm, neuf  établissements ont été retenus pour participer à la phase pilote.

Deux groupes de travail ont été mis en place :

  • le GT « Catalogage et production de métadonnées » piloté par le chargé de mission « projet SGBm » à l’Abes et la société Pleiade qui a rédigé une étude à ce sujet
  • le GT « Sites Pilotes », composé des chefs de projet des établissements pilotes,  qui a analysé et mis en forme les informations indispensables à la migration entre les systèmes.
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