Sistemas de gestión de bibliotecas

 Proyecto mBMS: puntos de referencia

Iniciado en 2010, el proyecto de Sistema de Gestión de Bibliotecas (SGB) compartido fue una de las acciones delproyecto de creación 2012-2015 de laAbes, considerado prioritario por su Consejo de Administración y Consejo Científico.

2016-2020: la fase del "acuerdo marco del SGBm"

El acuerdo marco denominado "mLMS - Shared Library Management System" cubre la provisión de una plataforma de servicios documentales vinculada a los sistemas gestionados porAbes. El conjunto de soluciones seleccionadas incluye las funciones clásicas del SIGB, un resolvedor de enlaces, una herramienta de descubrimiento, el acceso a una base de conocimientos y un ERMS. 

En el marco de este proyecto,Abes fue el contacto para los proveedores de BMS y las instituciones para el intercambio de datos bibliográficos, la producción de metadatos y lagarantía de su calidad. Por su parte, las instituciones fueron los interlocutores de los proveedores en materia de apoyo e integración con los sistemas de información locales. Otros actores intervinieron a petición deAbes o de una institución para realizar adaptaciones o complementos técnicos, en particular durante la integración con otros sistemas.

Términos y condiciones del acuerdo marco 

En octubre de 2016, tras 16 meses de diálogo competitivo con los candidatos que proponían soluciones tipo "BMS de nueva generación", se seleccionaron 4 ofertas:

• Decalog - Gestión de datos
• Ex-Libris - Proquest
• Linagora - Biblibre
• OCLC

Tras un diálogo competitivo sostenido, que permitió la evolución del modelo económico, de ciertas funcionalidades y de la ingeniería de proyectos de los proveedores, se concluyó un acuerdo marco: en él se definieron los requisitos técnicos para todos los firmantes del grupo de pedidos y se comprometió a los titulares de los contratos por un periodo de 4 años, sobre todo en lo que respecta a los límites de precios.

Dado que los titulares del contrato volvieron a ser licitados por cada establecimiento de la agrupación en el marco de contratos posteriores, este acuerdo marco garantizó un buen nivel de competencia tecnológica y económica entre las soluciones seleccionadas. 

Los titulares del acuerdo marco, que son los únicos autorizados a equipar los establecimientos firmantes de la agrupación de pedidos, fueron llamados a negociar en el marco de los contratos posteriores teniendo en cuenta sus necesidades específicas. Para aumentar su peso en las negociaciones, algunas instituciones optaron por unir fuerzas y redactar conjuntamente los documentos contractuales. Al final del procedimiento, cada institución firmó su propio contrato posterior por un periodo de 5 años.

Para el conjunto de la agrupación, se han programado 2 oleadas de despliegue anuales hasta 2020.

Características técnicas

Desde el punto de vista tecnológico, se ha adoptado el modelo de software como servicio (SaaS): las plataformas de servicios que ofrecen los proveedores están basadas en la nube, y las instituciones pagan una suscripción anual global. Se ha previsto el almacenamiento de datos en una base de datos espejo.

Se prestó especial atención a la interconexión entre el BMMS y los sistemas de información de cada institución (gestión de recursos humanos, gestión financiera y contable, etc.).

Aunque centrado en los sistemas locales, el proyecto mBMS mantiene el objetivo de una fuerte articulación con los sistemas nacionales, tanto actuales como futuros. Las instituciones equipadas con soluciones mBMS siguen catalogando y ejemplificando sus recursos en Sudoc. Se está prestando especial atención a ciertas zonas más delicadas:

• articulación entre colecciones impresas y electrónicas
• fluidez del tratamiento de estos medios (adquisición, tratamiento, utilización, etc.)
• gestión de consorcios a diferentes niveles y en diferentes ámbitos
• intercambios de datos entre el Sudoc y el mBMS

Nuevos modos de cooperación con las instituciones

En el marco del proyecto SGBm, se ha iniciado un nuevo modo de cooperación entre las instituciones piloto yAbes , basado en el trabajo en colaboración en interés de las instituciones.

Esta cooperación con las instituciones se ha ampliado hasta 2020. Entre los mecanismos de consulta con los centros piloto, el apoyo y la gestión de los contratos posteriores han demostrado su eficacia. Para apoyar estas operaciones, algunos de los servicios deAbes han evolucionado o están en proceso de hacerlo:

• un sistema nacional de copia de seguridad de los datos de las instituciones que han implantado su solución mBMS
• sincronización de los flujos entre Sudoc y los BMS
• proyecto de nueva herramienta de catalogación

Desde 2015, se organiza unajornada informativa anual para los miembros del acuerdo marco SGBm. Desde 2020, los temas tratados se han ampliado para incluir cuestiones más generales en torno al EGB. Sólo los contenidos de las Jornadas Profesionales programadas desde 2020 son de libre acceso, estando los contenidos emitidos con anterioridad sujetos a confidencialidad.