L'organigramme hiérarchique de l'Abes

Focus sur l’organisation de l’Abes


Le Service Communication

Le service Communication est rattaché à la Direction de l’Abes.

En tant que relais d’informations professionnelles de grande technicité, le service Communication a pour mission  de valoriser et de mettre en perspective les projets et réalisations de l’Abes auprès d’un large éventail de destinataires (professionnels du terrain, décideurs, partenaires institutionnels, prestataires du domaine …).

Le service Communication coordonne l’organisation du congrès annuel Les Journées Abes et assure la présence de l’Abes au sein des congrès nationaux et internationaux. 

Le service Communication a développé la présence de l’Abes sur les réseaux sociaux professionnels. Il anime et coordonne les publications sur une gamme de médias complémentaires : 

à noter : le service Communication anime le comité de rédaction et coordonne les travaux des différents acteurs de la revue (graphiste, imprimerie, publication en ligne).  Depuis 2019, la version en ligne d’Arabesques est disponible publiée sur le portail des revues en libre accès PRAIRIAL. Ce projet a été réalisé en collaboration avec la Bibliothèque Universitaire de l’Université Lyon 3, l’IR Metopes et l’INIST.

Depuis 2019, la responsable de la Communication co-pilote la démarche UX Design appliquée par  l’Abes lors du développement de nouvelles applications.

Elle est membre du Groupe de travail interministériel Accessibilité visuelle des bibliothèques numériques dans le cadre du Règlement Général d’Amélioration de l’Accessibilité.

 

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Le Labo de l’Abes

Rattaché à la direction de l’Abes, le Labo de l’Abes a été créé en 2018 afin de mener les études prospectives et d’avant-projet, sur les plans fonctionnel, organisationnel et technique et d’explorer les pistes d’évolution concernant méthodes, outils, services et technologies.

Les activités du Labo se répartissent selon 4 axes  :

  • Étudier  : analyse des besoins, états de l’art
  • Rechercher : expérimentations, innovations, preuves de concepts
  • Développer : maquettes, prototypes
  • Communiquer : partage d’informations, présentation des études et expérimentations
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Le DALF – Département Administration Logistique Finances

Le DALF apporte son support RH, administratif, juridique et financier aux départements métiers et technique. Il met en œuvre la politique de ressources humaines et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Il exécute les décisions de l’ordonnateur et du comptable et coordonne la fonction achat. Il gère la politique immobilière. Il gère tous les aspects matériels et administratifs afin de faciliter le travail des agents de l’Abes.

 Secrétariat et Logistique

  • accueil physique et téléphonique
  • gestion du courrier
  • secrétariat de direction
  • suivi logistique des Conseils d’administration et Conseils scientifiques, de divers séminaires, des Journées ABES
  • gestion administrative des missions
  • gestion des absences et du temps de travail du personnel
  • gestion des fournitures administratives
  • suivi de l’entretien des bâtiments

Ressources Humaines, Formation continue, Veille, Documentation professionnelle

  • organisation et maintien des dossiers administratifs et carrières des personnels
  • gestion des dossiers financiers et pré-liquidation des éléments de paie
  • organisation des opérations collectives
  • GPEEC – gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences
  • participation aux recrutements des personnels
  • organisation de l’accueil des nouveaux personnels
  • mise en œuvre des modalités de travail
  • préparation et mise en œuvre du plan de formation continue
  • information et accompagnement des agents en matière de conseil carrière, de promotion professionnelle, de formation et d’action sociale
  • mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité
  • diffusion de la veille réglementaire
  • gestion du centre de documentation professionnelle
  • suivi des adhésions aux associations professionnelles
  • veille sur les domaines « bibliothéconomie » et « informatique documentaire»
  • mise en œuvre du plan d’archivage et organisation matérielle des salles d’archives

Finances, Achats, Juridique

  • mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière de l’établissement
  • animation du dialogue de gestion
  • élaboration du budget initial, des budgets rectificatifs et des notes de gestion ordonnateur
  • suivi de l’exécution budgétaire et (re)programmation budgétaire, calcul d’indicateurs financiers
  • gestion et contrôle des opérations de dépenses : engagement,  certification du service fait et mise en paiement des dépenses
  • gestion et contrôle des opérations de recettes : émission des ordres de recettes, lettrage et recouvrement
  • gestion des tiers : entreprises prestataires de services, établissements publics utilisateurs, organisme partenaires
  • planification et suivi de la trésorerie
  • suivi de l’actif immobilisé et des amortissements
  • passation, suivi juridique et financier de l’exécution des marchés publics
  • gestion financière et juridique des groupements de commandes
  • mise en œuvre des procédures de contrôle interne comptable et budgétaire
  • mise en œuvre de la politique d’achat de l’établissement
  • mise en œuvre de la politique de dématérialisation (marchés publics, factures…)
  • élaboration et diffusion des remontées financières (comptes rendus de gestion, enquêtes nationales…)
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Le DMSR – Département Métadonnées et Services aux Réseaux

Le DMSR met en œuvre les services répondant aux besoins des réseaux documentaires et des établissements utilisateurs des applications professionnelles gérées par l’Agence. En dialogue avec les autres départements, il définit les fonctionnalités, les modalités d’accès, les services proposés et les fait évoluer dans la durée.

Le DMSR est composé de 6 services.

Service Accompagnement des Réseaux 

Le service Accompagnement des Réseaux coordonne les relations avec les établissements membres des réseaux gérés par l’Abes.

  • suivi des déploiements, des conventions, de l’activité des réseaux
  • communication : rédaction de la lettre mensuelle « l’Actu des Réseaux », gestion des listes de diffusion pour les  correspondants, organisation de journées professionnelles d’information
  • coordination de l’assistance via le guichet ABESstp
  • ingénierie pédagogique : conception de l’offre de formation sur place et à distance
  • coordination du dispositif de formation relais en collaboration avec une équipe de formateurs issus des établissements des réseaux
  • production et diffusion de la documentation associée aux interfaces et services professionnels et publics
  • coordination de l’achat des ressources électroniques

Services Outils et Méthodes

Le service Outils et Méthodes assure la bonne cohésion des applications gérées par l’Abes et met à disposition les outils de pilotages correspondants.

  • coordination, définition et application des procédures d’imports de données (imports de données pour les nouveaux membres, imports de données en provenance de producteurs de contenus)
  • traitements de masse sur les données produites au sein des réseaux
  • maintenance et évolution des dispositifs pour l’exposition des données à destination des usagers et des machines
  • coordination des outils de pilotage (Webstats)

Service Autorités  et Référentiels

Le service Autorités et Référentiels gère l’ensemble des données d’autorités et des référentiels utilisés et/ou produits par les membres des réseaux de l’Abes, ainsi que les applications qui les exploitent.

  • analyse, contribution à l’évolution et à la mise en œuvre des recommandations, schémas, formats et modèles de description de données d’autorités
  • accompagnement des utilisateurs et des producteurs de données d’autorités et de référentiels
  • mise en œuvre de services et accompagnement des professionnels  (documentation, formation, contrôle qualité, alignements…)
  • veille à la cohérence des données au sein des applications de l’Abes
  • promotion du recours aux autorités et référentiels, au sein et au-delà des réseaux de l’Abes

Service Monographies et Archives

Le service Monographies et Archives est responsable des activités liées à la production des données bibliographiques et archivistiques. Il accompagne les établissements dans le signalement de ces ressources, travaille à l’évolution des données et à leur mise en production dans les applications, les interfaces et les services (Sudoc, Calames, BACON…).

  • participation à la Transition bibliographique (évolution des données et des formats, exposition…) et réflexions sur l’évolution des nouveaux modèles de description des données
  • formation et assistance auprès des établissements des réseaux de signalement
  • production et diffusion de la documentation professionnelle associée aux données bibliographiques et archivistiques (Guide Méthodologique)
  • mise en œuvre des échanges de données (transferts réguliers, exports…) et réalisation de traitements de masse
  • évaluation de la qualité des données et des applications exploitant des données bibliographiques et archivistiques

Service Ressources Continues

Le service Ressources Continues accompagne les établissements pour le signalement des publications en série et autres ressources continues ainsi que des exemplaires liés, ce qui inclut les évolutions en termes de données et de formats.

  • animation du réseau des Centres Régionaux du Sudoc-PS : suivi des utilisateurs et  formation des responsables CR
  • gestion des applications COLODUS, CIDEMIS, Périscope et autres outils génériques pour faciliter la gestion des ressources continues
  • participation à la coordination des plans de conservation partagée des périodiques en relation étroite avec les autres partenaires impliqués
  • traitement des métadonnées des périodiques au sein de l’application BACON
  • coordination entre le réseau et ISSN France et ISSN International ;  suivi des demandes de numérotation et de correction ISSN avec les centres ISSN France et International

Service Thèses

Le service Thèses accompagne les établissements de l’enseignement supérieur pour les activités liées au signalement, à l’archivage et à la diffusion des thèses produites sur le territoire français.

  • suivi, animation, information et  formation du réseau d’établissements habilités à délivrer le doctorat
  • gestion des applications STEP et STAR, du moteur de recherche theses.fr, ainsi que des outils d’import et d’export de données liés à ces applications
  • assistance aux utilisateurs (professionnels des bibliothèques et des universités, enseignants-chercheurs, doctorants) en coordination avec les membres du réseau
  • contrôle de la qualité des données et coordination des chantiers de correction
  • adaptation des applications et des pratiques de signalement aux besoins des utilisateurs ainsi qu’aux contraintes législatives et aux évolutions bibliographiques
  • articulation étroite de ces missions avec celles des partenaires opérationnels : CINES, CCSD, ADUM, etc.
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Le DSIN – Département Systèmes d’Information et du Numérique

Le DSIN oriente et applique les décisions stratégiques de l’Abes afin de disposer du meilleures infrastructures informatique au service de l’Agence et de ses réseaux. A ce titre, il élabore, développe, pilote et met en œuvre en dialogue avec les départements les moyens techniques et organisationnels afin d’assurer le bon fonctionnement du système d’information de l’établissement.

Il veille à maintenir sa sécurité, sa fiabilité, son intégrité et sa cohérence, tout en le faisant évoluer techniquement et fonctionnellement.

Il est composé de 4 services.

Service Conception et Développement

Les missions de ce service sont orientées applications métier.

  • en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage : participer avec les équipes fonctionnelles au cadrage, à la définition et à la conception des applications et services
  • en tant que maîtrise d’œuvre : conduire et réaliser les développements associés, assurer le suivi, la mise en œuvre et l’administration de toutes les applications métier de l’Abes
  • accompagner les utilisateurs externes et internes par la formation et l’assistance

Service Infrastructures et Réseaux

  • participer avec les équipes projets et applicatives au cadrage, à la définition, au choix, à la mise en œuvre et à l’évolution des architectures techniques
  • définir, mettre en œuvre, maintenir en condition opérationnelle et faire évoluer les infrastructures informatiques (réseaux, serveurs, systèmes, logiciels, postes bureautiques et autres moyens associés)
  • maintenir en condition opérationnelle l’ensemble des services (métier et support) fournis par l’agence et assurer une assistance de proximité, notamment dans le cadre des permanences quotidiennes

Service Support Gestion Interne

Les missions de ce service sont orientées applications support.

  • en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage :  participer avec les équipes fonctionnelles au cadrage, à la définition et à la conception de leurs besoins.
  • en tant que maîtrise d’œuvre : conduire et réaliser les développements associés ou acquérir les progiciels du marché
  • assurer le suivi, la mise en œuvre, l’administration et l’évolution de toutes les applications support de l’Abes
  • piloter et effectuer les achats de matériels, logiciels et services informatiques
  • piloter la gestion de la documentation interne
  • organiser la conduite du changement ainsi que les formations aux personnels de l’Agence lors de la mise en place de nouveaux services internes
  • coordonner en lien avec le service formation de l’agence, la formation et la participation aux congrès des membres du DSIN

Service Urbanisation et Pilotage Informatique 

  • piloter et garantir l’urbanisation du système d’information global, en veillant notamment à la création et à la mise à jour des différents niveaux de cartographies
  • assurer le pilotage informatique du portefeuille de projets de l’Abes : notes de cadrage des nouveaux projets, suivi des ressources et des calendriers de l’ensemble, bilans de chaque projet
  • définir, mettre en œuvre et maintenir un processus d’amélioration continue
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Projet SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé

Le projet national « SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé »  – et plus largement l’accompagnement des établissements dans le choix et l’acquisition de leur système de gestion (SGB) – est piloté par un directeur de projet.

  • dans le cadre du projet SGBm : coordination des établissements pilote, coordination de la rédaction des documents du marché, mise en œuvre des opérations liées au dialogue compétitif, accompagnement des établissements jusqu’à la phase d’exploitation du SGBm choisi
  • dans le cadre de l’accompagnement SGB : partage d’informations, accompagnement juridique, méthodologique et technique lors d’une réinformatisation ; dialogue avec les éditeurs de logiciels pour assurer la compatibilité des produits avec le Sudoc ; pilotage des projets techniques d’échange de données entre systèmes d’information ; dialogue avec les associations d’utilisateurs et les consultants pour définir les caractéristiques attendues et la conformité des logiciels
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Délégué Protection des Données (DPO) et Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI)

Le DPO et le RSSI ont un rôle transversal sur l’ensemble des activités de l’agence.

  • Délégué à la Protection des Données (DPO) : veille au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la sécurité des données personnelles. Sensibilisation des personnels, définition de procédures organisationnelles et techniques, contrôle des applications et suivi du traitement des demandes relatives à l’exercice du droit d’accès/rectification/opposition des personnes
  • Responsable Sécurité des Systèmes d’information (RSSI) : mise en œuvre des recommandations et meilleures pratiques de sécurité informatique, en lien avec l’ANSSI, de la DINSIC, le HFDS, afin de protéger le système d’information de l’Abes et d’assurer sa résilience en cas d’attaque ou de panne majeure
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