El organigrama jerárquico de la Abes
La organización de laAbes
El Departamento de Comunicación
Dependiente del Director deAbes, el Departamento de Comunicación se encarga de promover los proyectos y logros deAbes entre un amplio abanico de audiencias: profesionales de las redes documentales, responsables de la toma de decisiones, socios institucionales, proveedores de servicios sobre el terreno, etc.).
El departamento de Comunicación coordina la producción de la revista profesional Arabesques, organiza la conferencia anual Les Journées Abes y garantiza la presencia deAbes en conferencias nacionales e internacionales.
El Departamento de Comunicación ha desarrollado la presencia deAbes en las redes sociales profesionales. Anima y coordina las publicaciones en una serie de medios digitales complementarios:
- sitio web institucional
- blog de noticias : Hilo Abes
- blog técnico : Punktokomo
- blog de la biblioteca : Oubipo
- Cuenta de Twitter
- Cuenta de Linkedin para anuncios de contratación
- Cuenta de Vimeo para los vídeos (formación, jornadas de estudio, intervenciones durante las Jornadas Abes...)
- Cuenta de Slideshare
- revista profesional Arabesques
Nota: el Departamento de Comunicación dirige el consejo de redacción y coordina el trabajo de los distintos agentes de la revista (diseñador gráfico, impresión, publicación en línea). Desde 2019, la versión online de Arabescos está disponible en PRAIRIAL, un portal de revistas de acceso abierto. Este proyecto se ha realizado en colaboración con la Biblioteca Universitaria de Lyon 3, IR Metopes y el INIST.
Desde 2019, el responsable de comunicación copilota el enfoque de diseño UX que aplicaAbes en el desarrollo de nuevas aplicaciones.
Es miembro del grupo de trabajo interministerial sobre la accesibilidad visual de las bibliotecas digitales en el marco del Reglamento General para la Mejora de la Accesibilidad.
El laboratorio
Dependiendo de la dirección deAbes, el laboratorioAbes se encarga de realizar estudios prospectivos a nivel funcional, organizativo y técnico y de explorar posibles desarrollos de métodos, herramientas, servicios y tecnologías.
Las actividades del laboratorio se dividen en 4 áreas:
- Estudio: análisis de necesidades, estado del arte
- Investigación: experimentos, innovaciones, pruebas de concepto
- Desarrollo: maquetas, prototipos
- Comunicar: compartir información, presentar estudios y experimentos
El DALF - Departamento de Finanzas y Logística de la Administración
La DALF aplica la política de recursos humanos y la gestión prospectiva de los empleos y las competencias (GPEC). Ejecuta las decisiones del ordenador y del contable y coordina la función de compras. Gestiona la política inmobiliaria y todos los aspectos materiales y administrativos para facilitar el trabajo de los agentes de laAbes.
El DALF está compuesto por 3 departamentos:
Secretaría y Logística
- recepción física y telefónica
- gestión del correo
- secretaría de gestión
- seguimiento logístico del Consejo de Administración y de los Consejos Científicos, de los distintos seminarios, de las Jornadas Abes
- gestión administrativa de las misiones
- gestión de las ausencias y del tiempo de trabajo del personal
- gestión de los suministros administrativos
- monitoreo de mantenimiento de edificios
Recursos Humanos, Educación Continua, Vigilancia, Documentation Profesional
- organización y mantenimiento de los registros de carrera administrativa y de personal
- gestión de los registros financieros y pago anticipado de la nómina
- organización de operaciones colectivas
- GPEEC - gestión con visión de futuro de los puestos de trabajo, la fuerza de trabajo y las habilidades
- participación en la contratación de personal
- organización de la recepción del nuevo personal
- aplicación de los acuerdos de trabajo
- preparación y aplicación del plan de educación permanente
- información y apoyo al personal en las áreas de asesoramiento de carrera, promoción profesional, formación y acción social
- aplicación de las normas de salud y seguridad
- difusión de la vigilancia reglamentaria
- gestión del centro de documentación profesional
- supervisión de la pertenencia a asociaciones profesionales
- monitorea los campos de "bibliotecología" e "informática documental".
- la aplicación del plan de archivo y la organización material de las salas de archivo
Finanzas, Compras, Legal
- aplicación de la estrategia presupuestaria y financiera de la institución
- facilitación del diálogo sobre la gestión
- preparación del presupuesto inicial, de los presupuestos rectificativos y de las notas de gestión del ordenador
- supervisión de la ejecución y (re)programación del presupuesto, cálculo de indicadores financieros
- gestión y control de las operaciones de gastos: compromiso, certificación del servicio prestado y pago de los gastos
- gestión y control de las operaciones de ingresos: emisión de órdenes de ingreso, rotulación y cobro
- gestión de terceros: empresas proveedoras de servicios, instituciones públicas de usuarios, organizaciones asociadas
- planificación y supervisión del efectivo
- supervisión de los activos fijos y la depreciación y amortización
- la adjudicación, la supervisión jurídica y financiera de la ejecución de los contratos públicos
- gestión financiera y jurídica de las agrupaciones de orden
- aplicación de los procedimientos de control interno contable y presupuestario
- aplicación de la política de compras de la institución
- la aplicación de la política de desmaterialización (contratos públicos, facturas, etc.)
- preparación y difusión de información financiera (informes de gestión, encuestas nacionales, etc.)
El DMSR - Departamento de Metadatos y Servicios de Red
El DMSR pone en práctica servicios que satisfacen las necesidades de las redes de documentos y de las instituciones que utilizan las aplicaciones profesionales gestionadas por el Organismo. En diálogo con los demás departamentos, define las funcionalidades, los métodos de acceso y los servicios ofrecidos y los desarrolla a lo largo del tiempo.
El DMSR está formado por 7 departamentos.
Servicio de apoyo de la red
El Departamento de Apoyo a la Red coordina las relaciones con las instituciones miembros de las redes gestionadas porAbes.
- vigilancia de los despliegues, las convenciones y la actividad de las redes
- comunicación: redacción del boletín mensual "l'Actu des Réseaux", gestión de las listas de correo de los corresponsales, organización de jornadas de información profesional
- coordinación de la asistencia a través de la ventanilla de ABESstp
- ingeniería pedagógica: diseño de la oferta de enseñanza presencial y a distancia
- coordinación del plan de capacitación puente en colaboración con un equipo de instructores de las instituciones de la red
- producción y difusión de documentación asociada a las interfaces y servicios profesionales y públicos
Servicio de Autoridades y Referencias
El servicio de Autoridades y Repositorios gestiona todos los datos de autoridad y repositorios utilizados y/o producidos por los miembros de las redesAbes, así como las aplicaciones que los utilizan.
- análisis, contribución a la elaboración y aplicación de recomendaciones, esquemas, formatos y modelos para la descripción de datos de autoridad
- apoyo a los usuarios y productores de datos de autoridad y depósitos
- implementación de servicios y apoyo a los profesionales (documentación, formación, control de calidad, alineamientos...)
- asegura la coherencia de los datos dentro de la Abes
- promoción del uso de autoridades y depósitos, dentro y fuera de las redes de la Abes
Servicio Documentation
El servicio Documentation garantiza la correcta cohesión de las aplicaciones gestionadas porAbes y proporciona las herramientas de control correspondientes.
- coordinación del aspecto documental de la adquisición de recursos electrónicos para la ESR: licencias nacionales (todos los modelos de compra), pedidos agrupados dirigidos por laAbes, plan de apoyo a la publicación científica
- coordinación del uso de los recursos electrónicos adquiridos porAbes o por otros miembros de la ESR o de los recursos de acceso abierto validados
- coordinación de la información de los recursos afectados en las herramientas Abes (BACON, Calames, Sudoc, SciencePlus...) e internas (útiles para los flujos de trabajo de procesamiento y enriquecimiento: base de datos interna de worme...)
- comunicación con los beneficiarios, todos los medios de comunicación
- seguimiento de la evolución de los protocolos de acceso, los modelos de publicación científica y su impacto en la presentación de informes (incluida la cuestión de los datos de investigación), los formatos y herramientas de presentación de informes, la apertura de los metadatos y su posible reutilización
- coordinación del análisis de las necesidades de las instituciones de la ESR en relación con la notificación de los recursos electrónicos
- inventario de la reutilización actual de los metadatos en todas las herramientas (catálogos, índices centrales de herramientas de descubrimiento, resolvedores de enlaces, etc.)
- prospección de las posibles evoluciones, según los comentarios de las instituciones
Servicios Herramientas y métodos
El departamento de Herramientas y Métodos garantiza la correcta cohesión de las aplicaciones gestionadas porAbes y proporciona las herramientas de gestión correspondientes.
- coordinación, definición y aplicación de los procedimientos de importación de datos (importación de datos para nuevos miembros, importación de datos de productores de contenido)
- procesamiento en masa de los datos producidos en las redes
- mantenimiento y evolución de los dispositivos para la exposición de datos a los usuarios y máquinas
- coordinación de los instrumentos de dirección (Webstats)
Servicio de Monografías y Archivos
El Departamento de Monografías y Archivos es responsable de las actividades relacionadas con la producción de datos bibliográficos y archivísticos. Asiste a las instituciones en la información de estos recursos, trabaja en el desarrollo de datos y su producción en aplicaciones, interfaces y servicios (Sudoc, Calames, BACON...).
- participación en la Transición Bibliográfica (evolución de datos y formatos, exposición...) y reflexiones sobre la evolución de los nuevos modelos de descripción de datos
- capacitación y asistencia a las instituciones de la red de información
- producción y difusión de documentación profesional asociada a los datos bibliográficos y de archivo (Guía metodológica)
- la realización de intercambios de datos (transferencias regulares, exportaciones, etc.) y el procesamiento en masa
- evaluación de la calidad de los datos y aplicaciones utilizando datos bibliográficos y de archivo
Departamento de Recursos Continuos
El Servicio de Recursos Continuos ayuda a las instituciones a informar sobre las publicaciones seriadas y otros recursos continuos, así como sobre los ejemplares relacionados, incluyendo la evolución de los datos y los formatos.
- Animación de la red de los Centros Regionales del Sudoc-PS: seguimiento de los usuarios y formación de los responsables de la CR
- la gestión de COLODUS, CIDEMIS Périscope y otros instrumentos genéricos para facilitar la gestión de los recursos en curso
- participación en la coordinación de los planes de conservación compartidos de las publicaciones periódicas en estrecha relación con los demás socios implicados
- el procesamiento de metadatos periódicos dentro de la aplicación BACON
- coordinación entre la red y el ISSN Francia e ISSN Internacional; seguimiento de las solicitudes de numeración y corrección del ISSN con el ISSN Francia y los centros internacionales
Departamento de Tesis
El Departamento de Tesis asiste a las instituciones de enseñanza superior en las actividades relacionadas con la presentación de informes, el archivo y la difusión de las tesis producidas en Francia.
- supervisión, animación, información y capacitación de la red de instituciones autorizadas para impartir el doctorado
- gestión de las aplicaciones STEP y STAR, del motor de búsqueda theses.fr, así como de las herramientas de importación y exportación de datos relacionados con estas aplicaciones
- asistencia a los usuarios (profesionales de bibliotecas y universidades, profesores-investigadores, estudiantes de doctorado) en coordinación con los miembros de la red
- control de calidad de los datos y coordinación de los trabajos de corrección
- adaptar las aplicaciones y prácticas de presentación de informes a las necesidades de los usuarios, las limitaciones legislativas y la evolución bibliográfica
- Estrecha articulación de estas misiones con las de los socios operativos: CINES, CCSD, ADUM, etc...
El DSIN - Departamento de Sistemas de Información y Tecnología Digital
La DSIN orienta y aplica las decisiones estratégicas deAbes para que la Agencia y sus redes dispongan de la mejor infraestructura informática. Para ello, elabora, desarrolla, pilota y pone en práctica, en diálogo con los departamentos, los medios técnicos y organizativos necesarios para garantizar el buen funcionamiento del sistema de información de la institución. Garantiza el mantenimiento de su seguridad, fiabilidad, integridad y coherencia, al tiempo que lo desarrolla técnica y funcionalmente.
La DSIN está compuesta por 4 departamentos:
Departamento de Diseño y Desarrollo
Las misiones de este servicio están orientadas a las aplicaciones empresariales.
- participar con los equipos funcionales en el alcance, la definición y el diseño de aplicaciones y servicios
- realizar e integrar los desarrollos necesarios de acuerdo con la política de desarrollo definida y mantenida por el departamento. Los proyectos se realizan con el método Scrum y los nuevos desarrollos se publican en códigoabierto
- seguimiento, mantenimiento y administración deAbes
- apoyar a los usuarios externos e internos mediante la capacitación y la asistencia
Departamento de Infraestructuras y Redes
- Participar con los equipos de proyecto en la definición, selección, implementación y evolución de las arquitecturas técnicas utilizando un enfoque DevOps
- definir, implementar, mantener en condiciones operativas y actualizar las infraestructuras informáticas (redes, servidores, sistemas, software)
- Mantener en condiciones operativas todos los servicios empresariales de la agencia y prestar asistencia local, especialmente en el marco del horario de servicio diario
Servicio de Apoyo a la Gestión Interna
Las tareas de este departamento están orientadas a la ofimática y al soporte de aplicaciones.
- garantizar la aplicación, la administración, el apoyo y la evolución de todos losAbes
- organizar la gestión del cambio y la formación del personal de la Agencia cuando se introduzcan nuevos servicios
- gestionar el presupuesto de la DSIN, la compra de hardware, software y servicios informáticos
- gestionar la documentación profesional y del personal de la Agencia
- gestionar el enfoque de diseño UX aplicado porAbes durante el desarrollo de nuevas aplicaciones, en colaboración con el departamento de Comunicación y los equipos de proyecto
- gestionar los equipos ofimáticos de acuerdo con las directrices técnicas predefinidas
- gestionar las salas de reuniones y de formación
- proporcionar asistencia local en cuestiones de ofimática, telefonía, videoconferencia e instalación de software
- coordinar, junto con el Departamento de Formación Interna de la Agencia, la formación y la participación de los miembros de la DSIN en conferencias
Departamento de Planificación y Dirección de TI
- asegurar la urbanización del sistema de información (SI): función de asesoramiento en la definición y priorización técnica, para garantizar la coherencia, el acoplamiento débil y la factorización de los ladrillos del SI
- garantizar la creación y actualización de los diferentes niveles de cartografía, con el fin de documentar el SI y permitir los análisis de impacto
- contribuir a la apertura del SI a las redes de usuarios: comunicación sobre los ladrillos abiertos (código fuente en Git Hub y APIs disponibles) y sobre los desarrollos realizados por la comunidad
- Ayudar a la gestión informática deAbes mediante la aplicación del método ágil de gestión de proyectos Scrum: sensibilizar a los equipos de proyecto y liderar la comunidad de práctica.
Proyecto SGBm - Sistema de gestión de bibliotecas compartidas
El proyecto nacional "mLMS - Shared Library Management System" - y más ampliamente el apoyo a las instituciones en la elección y adquisición de su sistema de gestión (LMS) - está dirigido por un director de proyecto.
- en el marco del proyecto m BMS: coordinación de las instituciones piloto, coordinación de la redacción de los documentos contractuales, realización de las operaciones relacionadas con el diálogo competitivo, acompañamiento de las instituciones hasta la fase de explotación del mBMS elegido
- en elcontexto del apoyo a los SGE: intercambio de información, apoyo jurídico, metodológico y técnico durante un proceso de reinformación; diálogo con los editores de software para garantizar la compatibilidad de los productos con Sudoc ; gestión de proyectos técnicos para el intercambio de datos entre sistemas de información; diálogo con las asociaciones de usuarios y consultores para definir las características esperadas y la conformidad del software
Responsable de Protección de Datos (DPO), Responsable de Seguridad de los Sistemas de Información (ISSO)
La OPD y la ISSR tienen un papel transversal en todas las actividades de la agencia.
- Oficial de Protección de Datos (DPO ): garantiza el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la seguridad de los datos personales. Sensibilización del personal, definición de los procedimientos organizativos y técnicos, control de las solicitudes y seguimiento de la tramitación de las peticiones relativas al ejercicio del derecho de acceso/rectificación/oposición de las personas
- Responsable de la seguridad de los sistemas de información (ISSM ): aplicación de las recomendaciones y mejores prácticas de seguridad informática, en colaboración con la ANSSI, la DINSIC y el HFDS, para proteger el sistema de información deAbes y garantizar su resistencia en caso de ataque o avería importante