Dédié au signalement des archives et manuscrits, le réseau Calames rassemble les plus importants des établissements documentaires de l’Enseignement Supérieur de la Recherche à vocation patrimoniale et continue de s’accroitre d’année en année avec les universités, écoles, sociétés savantes ou structures de recherche qui veulent valoriser leurs fonds d’archives
La mise en place de ce réseau de catalogage spécialisé répond en premier lieu au besoin de cataloguer ces fonds spécifiques dans un format adapté (format EAD, – Encoded Archival Description / Description Archivistique Encodée), en mesure de décrire la complexité des fonds.
Composition du réseau de catalogage Calames
Au 1er janvier 2023, 64 établissements sont membres du réseau Calames et à ce titre bénéficient à ce titre d’une gamme de services spécialisés dans le traitement des données descriptives des archives et manuscrits :
- catalogage des collections de manuscrits et d’archives à l’aide de l’outil de catalogage Calames
- partage de bonnes pratiques : évolutions et adaptations du format EAD – Encoded Archival Description. Consulter le site national EAD en Bibliothèque
- collaboration et échanges entre professionnels via une liste de diffusion dédiée
- identification et partage des données d’autorité à l’aide du référentiel commun IdRef
- visibilité des collections à partir du catalogue Calames, interface de recherche conçue spécifiquement pour exprimer les données encodées au format EAD
- mise à disposition d’une interface de recherche personnalisée en fonction des environnements graphiques des établissements
Chaque établissement membre du réseau Calames dispose d’une fiche descriptive listant les collections, inventaires et instruments de recherches conservés ainsi que les éventuels services associés (conditions de consultation ; numérisation à la demande, fourniture à distance ; numérisation en cours ou en projet …)
Groupe de travail (GT) Calames
Afin d’organiser le dialogue entre le réseau et l’Abes, un Groupe de travail (GT) Calames de 6 à 12 membres représente les établissements et porte les besoins des utilisateurs. Le GT est une instance consultative, ses avis et suggestions sont précieux pour l’Abes dans les décisions qui président aux évolutions techniques de l’application, ainsi qu’à la mise en œuvre dans Calames des Bonnes pratiques de catalogage EAD.
Le GT Calames a été créé dès la préfiguration de l’application, en 2007 : il rassemblait à l’origine les établissements représentant la majorité des collections de l’ESR signalées dans le Catalogue général des manuscrits (Bibliothèque Mazarine, Bibliothèque Ste-Geneviève, BIS, BLJD, BNU, Institut de France, MNHN). Ils ont été déployés dans Calames dès sa mise en œuvre et ont largement contribué à définir l’outil, rejoints au fil des années par le CNAM, La Contemporaine et l’ENS-Ulm.
En 2020, le groupe a été renouvelé en partie et élargi à l’occasion d’un appel à candidatures.
Le GT est régi par une charte qui en définit le fonctionnement et la composition.
Des appels à candidatures seront lancés tous les trois ans à compter de 2020 afin de renouveler à chaque fois la moitié du groupe.
La liste de ses membres, tenue à jour, ainsi que des extraits de comptes rendus de ses réunions, à partir de 2020, sont librement accessibles.
Repères
De 2002 à 2008, l’Abes a pris part au projet de rétroconversion du Catalogue Général des Manuscrits (CGM) des bibliothèques publiques de France. Ce projet, piloté par la BnF pour le compte du Ministère de la Culture et du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, s’est achevé en janvier 2008. Ainsi, 70 000 pages du catalogue ont été numérisées puis encodées au format EAD (Encoded Archival Description). L’Abes a coordonné la reprise de 20% de cet ensemble – soit environ 36 000 notices, en s’appuyant sur l’expertise et l’implication d’une quinzaine de bibliothèques.
En 2006-2007, un second noyau s’est constitué avec la conversion en EAD du répertoire Palme (Répertoire de manuscrits littéraires français contemporains).
De 2006 à novembre 2007, les deux volets (public et professionnel) de l’application Calames ont été développés par l’Abes en s’appuyant sur des outils et des technologies génériques.
L’interface publique Calames est entrée en service le 1er décembre 2007. Au printemps 2008, un premier cercle d’établissements était déployé dans Calames, auquel se sont joints la Bibliothèque Littéraire Jacques Doucet et la Contemporaine (ex BDIC).