Systèmes de gestion de bibliothèques

 Projet SGBm : repères

Initié en 2010, le projet de Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé (SGBm) a constitué une des actions du Projet d’établissement 2012-2015 de l’Abes, considéré comme prioritaire par son Conseil d’administration et son Conseil scientifique.

2016-2020 : la phase « accord-cadre SGBm »

L’accord-cadre désigné sous l’appellation « SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé » couvre la fourniture d’une plate-forme de services documentaires articulée avec les systèmes administrés par l’Abes. L’ensemble des solutions retenues comportent les fonctions classiques de tout SGB, un résolveur de liens, un outil de découverte, l’accès à une base de connaissance et un ERMS. 

Dans le cadre de ce projet, l’Abes a constitué l’interlocuteur des fournisseurs de SGB et des établissements pour ce qui concernait les échanges de données bibliographiques, la production des métadonnées et la garantie de leur qualité. Pour leur part, les établissements étaient les interlocuteurs des fournisseurs pour ce qui concernait le support et l’intégration aux systèmes d’information locaux. D’autres acteurs sont intervenus à la demande de l’Abes ou d’un établissement pour mettre en place des adaptations ou des compléments techniques, notamment lors de l’intégration à d’autres systèmes.

Modalités de l’accord cadre 

En octobre 2016, après 16 mois de dialogue compétitif avec les candidats proposant des solutions de type « SGB nouvelle génération », 4 offres ont été retenues :

• Decalog – Data Management
• Ex-Libris – Proquest
• Linagora – Biblibre
• OCLC

A l’issue d’un dialogue compétitif soutenu, qui a permis de faire évoluer le modèle économique, certaines fonctionnalités ainsi que l’ingénierie de projet des fournisseurs, un accord-cadre était finalisé : celui-ci définissait les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commandes et engageait les titulaires du marché sur une période de 4 ans, notamment en termes de plafonds  tarifaires.

Les titulaires du marché étant remis en concurrence par chaque établissement du groupement dans le cadre de marchés subséquents, l’accord cadre garantissat un bon niveau de concurrence technologique et économique entre les solutions retenues. 

Les titulaires de l’accord cadre, seuls habilités à équiper les établissements signataires du groupement de commandes, ont été appelés à négocier dans le cadre de marchés subséquents tenant compte de leurs besoins spécifiques. Pour accentuer leur poids dans les négociations, certains établissements ont choisi de se regrouper et de rédiger ensemble les documents de marché. A la fin de la procédure, chaque établissement a signé son propre marché subséquent pour une durée de 5 ans.

Pour l’ensemble du groupement, 2 vagues de déploiement annuelles ont été programmées jusqu’en 2020.

Particularités techniques

D’un point du vue technologique, le modèle software as a service (SaaS) s’est imposé : les plate-formes de services proposées par les prestataires étant basées dans le cloud, les établissements s’acquittent d’un abonnement annuel global. Le stockage des données au sein d’une base miroir a été prévu.

Une attention particulière a été portée sur l’interconnexion entre les SGBm et les systèmes d’information de chaque établissement (gestion des Ressources Humaines, gestion Financière et Comptable…).

Bien que centré sur les systèmes locaux, le projet SGBm conserve l’objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux, actuels et futurs. Les établissements équipés de solutions SGBm continuent à cataloguer et exemplariser leurs ressources dans le Sudoc. Une attention particulière est portée sur certains axes, plus délicats :

• articulation entre collections imprimées et électroniques
• fluidité de traitement de ces supports (acquisitions, traitement, usage…)
• gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines
• échanges de données entre le Sudoc et le SGBm

Nouveaux modes de coopération avec les établissements

Dans le cadre du projet SGBm, un nouveau mode de coopération entre les établissements pilotes et l’Abes a été initié, basé sur un travail collaboratif dans le sens de l’intérêt des établissements. Cette coopération avec les établissements s’est prolongée jusqu’en 2020. Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement et le portage des marchés subséquents ont fait leurs preuves. Pour accompagner ces opérations, certains services de l’Abes ont évolué ou sont en cours d’évolution :

• dispositif de sauvegarde national pour les données des établissements ayant déployé leur solution SGBm
• synchronisation des flux entre le Sudoc et les SGB
• projet de nouvel outil de catalogage

Depuis 2015,  une Journée annuelle d’informations est organisée à destination des membres de l’accord-cadre SGBm. Depuis 2020, les thématiques abordées sont élargies aux questions plus générales autour des SGB. Seules les contenus des Journées professionnelles programmées depuis 2020 sont en accès ouvert, les contenus émis auparavant étant soumis à confidentialité.