Le Conseil d'administration de l'Abes

1. Approbation du CR de la séance du 14 novembre 2024

Adoption à l’unanimité

2. Adoption du compte financier 2024

L’année 2024 a été marquée par les premières réalisations du Projet d’établissement 2024-2028 (réorganisation des services, refonte du réseau Sudoc-PS, lancement de l’étude sur le bilan carbone, lancement de la démarche GPEEC…), par le renouvellement du marché Elsevier pour une durée de 4 ans et par le lancement du GIS CollEx-Persée II. Le budget initial 2024 a fait l’objet de deux budgets rectificatifs en mars et novembre 2024.

Le compte financier 2024 fait apparaitre une situation financière très favorable ainsi qu’un pilotage de qualité. La totalité de ses indicateurs est en amélioration par rapport aux prévisions.

Il est proposé d’affecter le résultat à hauteur de 486 432 € (bénéfice) en report à nouveau.

Adoption à l’unanimité

3.  Composition du COS provisoire de l’Abes

Il est proposé la création d’un Comité d’Orientation Stratégique chargé d’éclairer le Conseil d’administration et l’action de l’établissement par une réflexion prospective. 

Composé de 10 membres, il refléterait pour moitié les compétences documentaires illustrant les services et produits de l’Abes tels qu’ils existent aujourd’hui, et pour moitié les axes de développement futur envisagés dans le Projet d’établissement 2024-2028.

La révision des statuts de l’Abes envisagée dans les années à venir entérinera la création de ce COS ad hoc en une instance de l’établissement.

L’organisation générale de ce COS est proposée lors de ce CA. Les nominations, ainsi que la liste des sujets à instruire par le COS pour 2025-2026 seront soumis au CA de juillet 2025.

Adoption à l’unanimité

4. Tarifs de sponsoring des Journées d’étude Abes

Dans la perspective des nouvelles Journées d’étude organisées par l’Abes en alternance avec les Journées Abes, deux nouveaux tarifs de sponsoring sont soumis au vote :

1. Un pack soutien (800 € HT) permettant la diffusion du logo sur les différents supports de communication
2. Un pack Intervention (4000 € HT) permettant, outre la diffusion du logo, une intervention de 15 mn sur un sujet en lien avec la journée d’étude.

Adoption à l’unanimité

Point d’étape du projet Réinformatisation

Le premier trimestre a vu la mise en place des instances de pilotage et coopération : Comité de pilotage et GT utilisateurs extérieurs. Le périmètre des applications externes au Sudoc qui seront intégrées au nouveau système est en cours de définition.

Un travail est en cours avec les réseaux utilisateurs pour définir et prioriser les nouveaux services qui pourraient être intégrés au projet, à la suite du recueil des besoins menés en 2024.

Le calendrier général du projet est réaffirmé, avec l’objectif de choisir le système début 2026 pour une implémentation en 2026 et 2027.

Information

6. Questions diverses et point CA

La date du prochain Conseil d’administration de l’Abes a été fixée au 7 juillet 2025, de 13h30 à 17h30 en présentiel, à Paris.

1. Approbation du CR de la séance du 19 septembre 2024

Adoption à l’unanimité

2. Questions budgétaires

1. 1. Budget rectificatif n° 2 – 2024
      

      Le budget rectificatif n°2 concerne les trois natures de dépenses (dépenses de personnel, dépenses de fonctionnement et d’investissement) sur le budget consolidé de l’agence. Il s’agit d’un budget de déprogrammation pour l’essentiel, qui a pour effet d’améliorer la soutenabilité du budget 2024.

      Adoption à l’unanimité

   2. Organisation budgétaire : destinations financières
      

      Le Projet d’Etablissement 2024-2028, validé par le CA en novembre 2023, nécessite d’adapter les nomenclatures par destinations de dépenses et origines de recettes pour permettre un suivi plus cohérent et plus précis de l’exécution budgétaire à compter de 2025.

      Adoption à l’unanimité

   3. Budget initial 2025
      

      Le Budget initial 2025 maintient les recettes et dépenses habituelles de l’agence, complétées de demandes spécifiques propres à la mise en œuvre du Projet d’établissement 2024-2028. Ces demandes concernent notamment le financement de contrats de projet pour la réinformatisation de l’Abes, la transformation du réseau Sudoc-PS en réseau des Plans de Conservation Partagée des Périodiques, le projet d’injection automatisée de DOI dans les thèses, et l’accompagnement pour la mise en place d’une démarche d’évaluation. Ce budget initial 2025 ne bouleverse pas les équilibres du budget initial 2024 présenté au CA du 20/11/2023.

      Adoption à l’unanimité

   4. Contrôle interne comptable et budgétaire (CICB), présentation de la cartographie des risques et plan d’action 2025
      

      Trois risques ont été identifiés et présentés au Conseil d’administration. Il s’agit de l’incertitude liée à la mise en place d’INFINOE, de la difficulté à programmer budgétairement les recettes et dépenses du GIS CollEX-Persée 2 et de la fragilité de l’agence comptable de l’Abes en adjonction de service. Des plans d’action appropriés ont été proposés en vue de maîtriser les impacts de ces risques.

      Adoption à l’unanimité

3. Tarif de remboursement des frais d’hébergement en mission

Les remboursements des frais d’hébergement en mission des agents de l’Abes ont été rehaussés pour s’ajuster à l’augmentation des coûts hôteliers. Ces nouveaux taux sont applicables du 1er janvier 2025 au 31 décembre 2027.

Adoption à l’unanimité

4. Convention cadre Plan de Conservation Partagée des Périodiques (PCPP)

Les difficultés de gestion du réseau Sudoc-PS, dont la structuration et l’administration sont identiques depuis la création de l’Abes, ont amené les ministères de la Culture et de l’ESR à réfléchir en 2024 à sa transformation, qu’il s’agisse de ses instances de gouvernance, de son financement, de ses objectifs et de son périmètre fonctionnel. 

La convention cadre proposée au CA est l’aboutissement de cette réflexion. Elle marque la création d’un nouveau réseau dédié aux Plans de Conservation Partagée des Périodiques (PCPP), dans le cadre d’une politique nationale pour le signalement, la numérisation et la conservation de ces ressources spécifiques, pilotée par une instance interministérielle ESR-Culture, dans une perspective de simplification de son mode de gestion.

Adoption à l’unanimité

5. Rapport social unique 2023

Après son adoption par le CSA de l’établissement, le RSU (PDF consultable en ligne) est présenté et adopté par le conseil d’administration

Adoption à l’unanimité

6. Informations sur les marchés et conventions en cours 

Information

7. Questions diverses : prochain CA

La date du prochain Conseil d’administration de l’Abes a été fixée au mercredi 12 mars 2025, de 14h à 18h en mode hybride.

Information

1. Approbation du CR de la séance du 27 juin 2024

Adoption à l’unanimité

2. Projet de réorganisation interne de l’Abes

1. Modalités de coopération entre départements à l’Abes

   Ce document sur les modalités générales de coopération accompagne la mise en œuvre de la nouvelle organisation des services, qui sera effective en janvier 2025 : il fait suite au vote de l’organigramme proprement dit par le Conseil d’administration en juin 2024, et accompagne la réflexion sur les modalités de candidature des agents.
   Ce cadre général propose des dispositifs de travail propres à favoriser la coopération entre départements et doit aider les directions de département et leurs cheffes et chefs de service à organiser cette nouvelle transversalité.

   Adoption à la majorité – 3 abstentions sur 11 voix exprimées

2. Modalités d’appel à candidatures
   

   Ce point précise le calendrier et les modalités d’appel à candidature d’ici la fin de l’année 2024 pour la mise en place du nouvel organigramme de l’agence en 2025.

   Information

3. Document de cadrage de la politique des emplois contractuels

Ce document vise à doter l’Abes d’une politique de gestion des recrutements contractuels, à dessein de lier plus explicitement les choix de contrats, les axes de développement du Projet d’établissement 2024-2028 et les besoins en termes de métiers et de compétences qu’il requiert pour sa mise en œuvre.

Information

4. Projet d’établissement 2024-2028 : Point sur le dossier Réinformatisation

Ce point informe du travail mené par l’Abes au cours du 1^er semestre 2024 concernant la réinformatisation de son système de gestion des métadonnées : un “sourcing” incluant un benchmark a été réalisé par un groupe de travail composé d’experts (de l’agence et de ses réseaux) et un représentant de l’ADBU. Le projet a été jugé ambitieux dans son calendrier, mais réaliste dans ses contours.

Information

5. Questions diverses

Information

1. Approbation du CR de la séance du 7 mars 2024

Adoption à l’unanimité

2. Rapport d’activités 2023

Adoption à l’unanimité

3. Organisation administrative de l’Abes : Organigramme

La nouvelle organisation répond à 4 objectifs : 

1. Visibilité des services rendus aux utilisateurs, projets mieux affichés
2. Lisibilité des activités en interne, différenciation plus claire entre services à l’extérieur et supports
3. Transversalité plus grande entre métiers et types de données et de ressources pour assurer une assise plus globale et plus large aux projets
4. Evolutif et souple, pour s’adapter au déploiement du Projet d’Etablissement dans les années à venir, et aux conséquences de la réinformatisation

Adoption à la majorité – 3 voix contre sur 12 exprimées

4. Projet d’établissement 2024-2028 – Priorisation des activités courantes

Jusqu’au déploiement du nouveau système de gestion de métadonnées (SGM) et dans la perspective de concentrer les forces de l’Abes sur la mise en oeuvre du Projet d’Etablissement, le conseil s’accorde sur les décisions suivantes :

1. Geler l’évolution des outils de signalement amenés à disparaître avec la mise en œuvre du futur SGM
2. Réorienter les travaux sur les données
3. Limiter la création de nouveaux flux d’imports et d’exports aux obligations contractuelles d’achats de documentation électronique
4. Réorienter l’investissement actuel dans la normalisation une fois choisi le nouveau SGM
5. Travailler à des projets qui permettront l’automatisation des procédures et l’autonomie progressive des établissements

Adoption à l’unanimité | Consulter le détail des priorisations adoptées (pdf – 170 Ko)

5. Trajectoire et transformation du réseau Sudoc-PS

L’objectif recherché est de passer d’un réseau de signalement généraliste et généralisé des périodiques (utilisé par les Plans de Conservation Partagée des Périodiques (PCPP​) à une gestion nationale de ces PCPP dont une partie traite du signalement.

La coordination des moyens serait assurée par une instance nationale de pilotage (tutelles, opérateurs nationaux, établissements documentaires…) à créer.

Information

6. Convention de participation à la plateforme Callisto-Formation

Dans la perspective de la réinformatisation de l’Abes et avec la nécessité de former massivement à de nouveaux outils et services, la formation en ligne occupera à l’avenir une part croissante dans les missions pédagogiques de l’agence.

Les objectifs de l’intégration au dispositif Callisto, soutenu par l’ESR, sont de :

• sécuriser l’offre de formation à distance, en migrant des contenus vers une plateforme disposant d’un suivi d’ingénierie pédagogique et une version à jour, maintenue et augmentée de l’outil Moodle
• contribuer à la constitution d’un creuset pédagogique commun à l’IST en France, et favoriser la co-construction de parcours de formation avec les partenaires

Adoption à l’unanimité

7. Marchés et conventions en cours

Information

8. Questions diverses

Information

1. Approbation du CR de la séance du 20 novembre 2023

Adoption à l’unanimité

2. Compte financier 2023 

Le compte financier 2023 fait apparaitre une situation financière favorable tant sur le plan budgétaire que patrimonial. 
Le solde budgétaire 2023 est excédentaire et s’établit à 388 795€ tandis que la trésorerie est abondée de 559 290€. Le bénéfice s’élève à 701 060€, générant une capacité d’autofinancement de 797 904€ ainsi qu’une augmentation du fonds de roulement de 416 125€.
Il est proposé d’affecter le résultat en report à nouveau.

Adoption à l’unanimité

3. Budget rectificatif n° 1 de 2024 

Le BR1 2024 prend en compte le renouvellement de la licence nationale Elsevier sur 4 ans, la deuxième vague d’acquisitions CollEx-Persée et le versement de la subvention afférente, ainsi que l’affinement de quelques dépenses liées au projet d’établissement 2024/2028. 
Les autorisations budgétaires sont ainsi portées à : 

• 161 524 629 € en AE ; 
• 64 067 351 € en CP ; 
• 62 708 603 € en recettes. 

Le solde budgétaire prévisionnel s’élève à -1 358 748 € (déficit) et le résultat à -844 536€ – perte financée par prélèvement sur fonds de roulement.

Adoption à l’unanimité

4. Projet d’établissement 2024-2028

• Réorganisation de l’Abes 
  Afin d’adapter son organisation au projet d’établissement 2024/2028, l’agence se réorganise. Les premières pistes de réflexion sont présentées au conseil. Elles mettent en avant quelques principes généraux, en particulier la transversalité des actions et l’identification plus claire des services offerts aux réseaux. 
• Réinformatisation 
  La réinformatisation est un des volets principaux du projet d’établissement : ses premiers contours et axes de travail sont présentés au conseil, en particulier la démarche de “sourcing” engagée, ainsi qu’un premier travail autour de l’expression des besoins; un point est fait sur l’organisation de ce travail et l’association des réseaux à la réflexion

Information

5. Information sur les dossiers en cours

Un point d’étape est fait sur 3 dossiers qui doivent aboutir d’ici le prochain conseil d’administration en juin :  

• La priorisation des activités courantes de l’agence dans la perspective de la montée en charge du déploiement du projet d’établissement 2024/2028 
• Les évolutions de la plateforme theses.fr, en particulier la mise en service d’un intranet national des thèses.
• La demande d’intégration à la plateforme de formation en ligne Callisto, dédiée aux formations à l’Information scientifique et technique, en partenariat avec les CFCB, les Urfists et l’Inist. 

Information

1. Approbation du CR de la séance du 14 septembre 2023

Adoption à l’unanimité

2. Questions budgétaires

• Révision des tarifs des Journées Abes
  La tarification des inscriptions et du sponsoring des Journées Abes est augmentée pour 2024, les tarifs n’ayant pas changé depuis 2017 (pour les frais d’inscription) et 2012 (pour le sponsoring).

Adoption à l’unanimité

• Budget rectificatif n° 2 de 2023
  

  Le BR2 concerne les dépenses de fonctionnement et d’investissement sur les 3 budgets de l’agence et ne bouleverse pas les équilibres du budget initial.

Adoption à l’unanimité

• Budget intial 2024
  

  Le BI 2024 maintient les recettes et dépenses habituelles de l’agence et introduit un premier volet pour le financement du projet d’établissement 2024-28.

Adoption à l’unanimité

• Contrôle interne comptable et budgétaire : Présentation de la cartographie des risques et plan d’action 2024
  

  3 risques principaux sont identifiés en 2024, concernant la trésorerie et la programmation budgétaire.

Adoption à l’unanimité

3. Projet d’établissement 2024-2028

Suite à la séance du conseil de septembre qui avait tracé les grandes lignes du projet, celui-ci est présenté dans sa version finale (consultable sur notre site).

Adoption à l’unanimité

4. Politique de déploiements 2025-2026 (suspension des déploiements)

Afin de dégager les ressources nécessaires à la réalisation du projet d’établissement démarrant en janvier 24, il ne sera pas organisé d’appel à manifestation d’intérêt pour de nouveaux déploiements dans les catalogues Sudoc et Calames de 2025 à 2027.

Adoption à l’unanimité

Par ailleurs, dans le même objectif de gestion des ressources nécessaires à la réalisation du projet d’établissement, il est proposé la création d’un groupe de travail ad hoc qui devra proposer au Conseil d’administration une stratégie de priorisation des activités courantes de l’établissement.

Information

5. Rapport social unique 2022

Après son adoption par le CSA de l’établissement, le RSU est présenté et adopté par le conseil d’administration (consultable sur notre site).

Adoption à l’unanimité

6. Rapport de l’inspection santé et sécurité au travail

Suite à l’inspection santé et sécurité de mai 2023, son rapport est présenté au CA et ne fait pas apparaitre de risques majeurs qui auraient été détectés lors de l’inspection.

Information

7. Actualisation du règlement intérieur de l’Abes

Le règlement intérieur de l’agence est toiletté afin de l’adapter à la réalité du fonctionnement et aux évolutions de la réglementation depuis sa dernière révision en 2016.

Adoption à l’unanimité

8. Informations sur les marchés et conventions en cours

Information

9. Questions diverses : Inscription de l’Abes au projet IA Cluster

L’agence participe au consortium montpelliérain candidat à l’appel à manifestation d’intérêt en intelligence artificielle IA Cluster. Cette participation s’inscrit en collaboration avec l’AMUE et le CINES. L’appel d’offre est porté par l’Université de Montpellier.

Information

1. Direction des affaires financières : départ de Martine Brunet, accueil de Nawal Benni

Information

2. Approbation du CR du CA du 12 juillet 2023

Adoption à l’unanimité

3. Réflexion sur le projet d’établissement

• Documentation électronique
• Système d’information
• Politique des données
• Politique des réseaux
• Organisation et GPEC
• Recherche et développement

Information

4. Questions diverses

1. Approbation du CR du CA du 9 mars 2023

Adoption à l’unanimité

2. Questions budgétaires : BR1 2023
Le Budget Rectificatif – BR1 concerne les dépenses de fonctionnement et d’investissement sur les 3 budgets de l’Abes et ne bouleverse pas les équilibres du budget initial

Adoption à l’unanimité

3. Rapport d’activité 2022

Adoption à l’unanimité

4. Rapport 2023 d’évaluation de l’Abes par l’Hcéres

Information

5. Projet d’établissement 2024-2028 

Un point d’étape sur l’élaboration du projet d’établissement 2024-28 est proposé au CA , en termes d’expression des besoins et d’élaboration des services aux utilisateurs à envisager.

Information

Consulter le billet Fil Abes

6. Déploiements 2024 – Réseau Calames

Les collections de la bibliothèque Hadamard, Université Paris-Saclay seront déployées dans le réseau Calames en 2024.

Adoption à l’unanimité

7. Conventions

• Convention avec les Hospices civils de Lyon : mise à disposition  d’une extraction significative des données Sudoc pour un projet d’expérimentation de LRMisation

Adoption à l’unanimité

• Coopération avec le Centre Technique du Livre de l’Enseignement Supérieur : convention cadre de partenariat avec le CTLes pour 2023-27

Adoption à l’unanimité

8. Note marchés et conventions

Information

9. Questions diverses

• Information sur l’intention de l’Abes de participer à l’Appel à manifestation d’intérêt (AMI)  lancé en juin par l’ANR : « IA Cluster – pôles de recherche et de formation de rang mondial en intelligence artificielle »

1. Approbation du CR du CA du 21 novembre 2022

Adoption à l’unanimité

2. Approbation du compte financier 2022 : l’Abes n’a pas rencontré de difficultés de trésorerie sur l’exercice. La situation financière demeure saine. Les tableaux des emplois, des autorisations budgétaires, de l’équilibre financier, le compte de résultat et le bilan sont présentés et adoptés.

Adoption à l’unanimité

3. Tarif de remboursement des frais d’hébergement en mission : considérant la hausse des tarifs hôteliers constatée depuis l’été dernier, le plafond de remboursement est porté à 140€ pour Paris et à 100€ pour le reste de la métropole.

Adoption à l’unanimité

4. Actualités du Programme de coopération : le comité de pilotage du Programme de coopération a redéfini le cadre général en élargissant les actions pouvant relever du dispositif et augmenté les plafonds de financement.

Information

5. Projet LRM Factory : la sécurité du montage juridique du projet n’étant pas assurée, il est décidé de ne pas donner suite au projet LRMfactory.

Adoption à l’unanimité

6. Projet d’établissement, jalons 2023 : présentation de la méthodologie et du phasage 2023 pour la préparation du prochain projet d’établissement 2024/28.

Information

7. Point sur les dossiers en cours : présentation au CA de la progression des projets en cours [Qualimarc ; Convergence ; refonte de theses.fr ; pilote FNE ; synchronisation Sudoc et systèmes locaux ; indexation automatique Rameau et Dewey  ; bureau numérique] et des actualités du moment [incident informatique ; formation sur le signalement des ressources électroniques ; signalement dans Calames ; vie des réseaux].

Information

8. Questions diverses

• Organisation des CA : le Conseil va expérimenter un nouveau mode de réunion, à savoir une séance annuelle sur une journée complète en présentiel consacrée aux axes stratégiques, et davantage de séances de ½ journée en format hybride.
• Dates des CA d’été et d’hiver 2023.

Information

0. Autorisation de tenir les séances du Conseil d’administration en distanciel ou en hybride

Adoption à l’unanimité

1. Approbation du CR du CA du 4 juillet 2022

Adoption à l’unanimité

2. Questions budgétaires

• Budget rectificatif n° 2-2022 : il est essentiellement constitué d’ajustements marginaux sur les 3 budgets de l’agence (budget Abes, SACD Groupements de commandes et SACD Istex).

Adoption à l’unanimité

• Budget initial 2023 : il est dans la continuité de celui de 2022, 2023 étant la dernière année du projet d’établissement 2018-2022 prolongé jusqu’en 2023.

Adoption à l’unanimité

• Sortie d’actifs non immobilisés : correspondant à la mise en place initiale du Sudoc (1997).

Adoption à l’unanimité

• Contrôle Interne Comptable et Budgétaire (CICB) : il présente une cartographie des risques et un plan d’action. Pour 2023, les 3 principaux risques identifiés concernent le déploiement du module INFINOE, les variations du taux de change euro/dollar, et les tensions sur la trésorerie de l’Abes.

Adoption à l’unanimité

3. Rapport d’activités 2021

Adoption à l’unanimité

4. Rapport social unique 2021

Adoption à l’unanimité

5. Lettre de mission du directeur de l’Abes

Transmise par le MESR au nouveau directeur de l’Abes pour le début de son mandat, la lettre de mission décline les thèmes et sujets sur lesquels le ministère attire son attention, en particulier, dans le contexte d’une réflexion sur le projet d’établissement à proposer en 2024. La lettre insiste sur : la nécessité d’évaluer et prendre en compte les besoins documentaires des réseaux de l’ESR ; la question du renouvellement du socle technique de l’Abes ; la mise en place effective de la transition bibliographique. Elle incite l’Abes à s’investir plus encore dans les problématiques d’identifiants personnes et structures ; à envisager les partenariats possibles avec le CINES voisin. Enfin, elle attire l’attention du directeur sur les problématiques de dialogue social et de GPEEC.

Adoption à l’unanimité

6. Convention avec la BnF relative à la mise en œuvre du fichier national d’entités

La convention est en cours d’approbation de la part de la BnF.

Adoption à l’unanimité

7. Informations sur les marchés et conventions en cours

Pas de vote

8. Questions diverses

La direction de l’établissement s’engage à communiquer rapidement aux administrateurs le dossier de candidature du projet « LRM Factory », déposé par la société TechAdvantage auprès de la Caisse des dépôts et consignations en partenariat avec l’Abes.