Un modèle de données dédié
Les données Calames sont encodées au format EAD-Encoding Archive Description, Description Archivistique Encodée, version 2002.
Rédigé et mis à jour par le groupe de travail Calames, le manuel de catalogage en EAD, rédigé en concordance avec les préconisations du site « EAD en Bibliothèque », est à la disposition des professionnels.
Avant de cataloguer dans Calames, une formation au format EAD est indispensable. La connaissance du traitement archivistique des fonds constitue également un pré-requis.
Un outil de travail commun
Les établissements du réseau Calames produisent et publient leurs inventaires de manuscrits et d’archives dans une base centrale. Ils utilisent une interface commune à partir de laquelle tout catalogueur peut éditer les fichiers de son établissement et visualiser les instances EAD créées par d’autres.
L’outil de catalogage Calames s’appuie sur un plugin de l’éditeur XMetal. Enrichi pour les besoins du réseau, son interface graphique dispense de la maîtrise de la syntaxe XML.
Différentes fonctionnalités ont été développées pour :
- assurer la cohérence du catalogue : listes fermées de valeurs d’attributs
- normaliser les entrées d’index en utilisant les notices d’autorité Sudoc : interconnexion à l’application IdRef
- contrôler les fichiers EAD et les exporter sous diverses formes
La participation au réseau Calames n’est pas conditionnée par la quantité de données produites. La charge de travail que suppose un déploiement dans Calames dépend principalement :
- des types de documents conservés par chaque établissement
- des volumétries concernées
- de la profondeur de la description souhaitée
Administration du réseau
Chaque établissement déployé dans le réseau Calames est identifié par un n°RCR Calames auquel sont rattachés un ou plusieurs login(s) d’accès à l’application.
Le nombre de licences XMetal dépend du nombre d’accès simultanés nécessaires dans chaque établissement. Cette information figure dans la convention Calames signée entre l’établissement et l’Abes lors de son adhésion.