L'organigramme hiérarchique de l'Abes
L’organisation de l’Abes
Le service Communication
Rattaché à la Direction de l’Abes, le service Communication a pour mission de valoriser les projets et réalisations de l’Abes auprès d’un large éventail de destinataires : professionnels des réseaux documentaires, décideurs, partenaires institutionnels, prestataires du domaine …).
Le service Communication coordonne la réalisation de la revue professionnelle Arabesques, l’organisation du congrès annuel Les Journées Abes et assure la présence de l’Abes au sein des congrès nationaux et internationaux.
Le service Communication a développé la présence de l’Abes sur les réseaux sociaux professionnels. Il anime et coordonne les publications sur une gamme de supports numériques complémentaires :
- site institutionnel
- blog d’actualités : Fil Abes
- blog technique : Punktokomo
- blog bibliothéconomique : Oubipo
- compte Twitter
- compte Linkedin pour les annonces de recrutements
- compte Viméo pour les vidéos (formation, journées d’étude, interventions lors des Journées Abes…)
- compte Slideshare
- revue professionnelle Arabesques
à noter : le service Communication anime le comité de rédaction et coordonne les travaux des différents acteurs de la revue (graphiste, imprimerie, publication en ligne). Depuis 2019, la version en ligne d’Arabesques est disponible sur PRAIRIAL, portail de revues en libre accès. Ce projet a été réalisé en collaboration avec la Bibliothèque Universitaire de l’Université Lyon 3, l’IR Metopes et l’INIST.
Depuis 2019, la responsable de la Communication co-pilote la démarche UX Design appliquée par l’Abes lors du développement de nouvelles applications.
Elle est membre du Groupe de travail interministériel Accessibilité visuelle des bibliothèques numériques dans le cadre du Règlement Général d’Amélioration de l’Accessibilité.
Le Labo
Rattaché à la direction de l’Abes, le Labo de l’Abes est chargé de mener les études prospectives, sur les plans fonctionnel, organisationnel et technique et d’explorer les pistes d’évolution concernant méthodes, outils, services et technologies.
Les activités du Labo se répartissent selon 4 axes :
- Étudier : analyse des besoins, états de l’art
- Rechercher : expérimentations, innovations, preuves de concepts
- Développer : maquettes, prototypes
- Communiquer : partage d’informations, présentation des études et expérimentations
Le DALF – Département Administration Logistique Finances
Le DALF met en œuvre la politique de Ressources Humaines et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Il exécute les décisions de l’ordonnateur et du comptable et coordonne la fonction achat. Il gère la politique immobilière et tous les aspects matériels et administratifs afin de faciliter le travail des agents de l’Abes.
Le DALF est composé de 3 services :
Secrétariat et Logistique
- accueil physique et téléphonique
- gestion du courrier
- secrétariat de direction
- suivi logistique des Conseils d’administration et Conseils scientifiques, de divers séminaires, des Journées Abes
- gestion administrative des missions
- gestion des absences et du temps de travail du personnel
- gestion des fournitures administratives
- suivi de l’entretien des bâtiments
Ressources Humaines, Formation continue, Veille, Documentation professionnelle
- organisation et maintien des dossiers administratifs et carrières des personnels
- gestion des dossiers financiers et pré-liquidation des éléments de paie
- organisation des opérations collectives
- GPEEC – gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences
- participation aux recrutements des personnels
- organisation de l’accueil des nouveaux personnels
- mise en œuvre des modalités de travail
- préparation et mise en œuvre du plan de formation continue
- information et accompagnement des agents en matière de conseil carrière, de promotion professionnelle, de formation et d’action sociale
- mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité
- diffusion de la veille réglementaire
- gestion du centre de documentation professionnelle
- suivi des adhésions aux associations professionnelles
- veille sur les domaines « bibliothéconomie » et « informatique documentaire»
- mise en œuvre du plan d’archivage et organisation matérielle des salles d’archives
Finances, Achats, Juridique
- mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière de l’établissement
- animation du dialogue de gestion
- élaboration du budget initial, des budgets rectificatifs et des notes de gestion ordonnateur
- suivi de l’exécution budgétaire et (re)programmation budgétaire, calcul d’indicateurs financiers
- gestion et contrôle des opérations de dépenses : engagement, certification du service fait et mise en paiement des dépenses
- gestion et contrôle des opérations de recettes : émission des ordres de recettes, lettrage et recouvrement
- gestion des tiers : entreprises prestataires de services, établissements publics utilisateurs, organisme partenaires
- planification et suivi de la trésorerie
- suivi de l’actif immobilisé et des amortissements
- passation, suivi juridique et financier de l’exécution des marchés publics
- gestion financière et juridique des groupements de commandes
- mise en œuvre des procédures de contrôle interne comptable et budgétaire
- mise en œuvre de la politique d’achat de l’établissement
- mise en œuvre de la politique de dématérialisation (marchés publics, factures…)
- élaboration et diffusion des remontées financières (comptes rendus de gestion, enquêtes nationales…)
Le DMSR – Département Métadonnées et Services aux Réseaux
Le DMSR met en œuvre les services répondant aux besoins des réseaux documentaires et des établissements utilisateurs des applications professionnelles gérées par l’Agence. En dialogue avec les autres départements, il définit les fonctionnalités, les modalités d’accès, les services proposés et les fait évoluer dans la durée.
Le DMSR est composé de 7 services.
Service Accompagnement des Réseaux
Le service Accompagnement des Réseaux coordonne les relations avec les établissements membres des réseaux gérés par l’Abes.
- suivi des déploiements, des conventions, de l’activité des réseaux
- communication : rédaction de la lettre mensuelle « l’Actu des Réseaux », gestion des listes de diffusion pour les correspondants, organisation de journées professionnelles d’information
- coordination de l’assistance via le guichet ABESstp
- ingénierie pédagogique : conception de l’offre de formation sur place et à distance
- coordination du dispositif de formation relais en collaboration avec une équipe de formateurs issus des établissements des réseaux
- production et diffusion de la documentation associée aux interfaces et services professionnels et publics
Service Autorités et Référentiels
Le service Autorités et Référentiels gère l’ensemble des données d’autorités et des référentiels utilisés et/ou produits par les membres des réseaux de l’Abes, ainsi que les applications qui les exploitent.
- analyse, contribution à l’évolution et à la mise en œuvre des recommandations, schémas, formats et modèles de description de données d’autorités
- accompagnement des utilisateurs et des producteurs de données d’autorités et de référentiels
- mise en œuvre de services et accompagnement des professionnels (documentation, formation, contrôle qualité, alignements…)
- veille à la cohérence des données au sein des applications de l’Abes
- promotion du recours aux autorités et référentiels, au sein et au-delà des réseaux de l’Abes
Service Documentation Électronique
Le service Documentation Électronique assure la bonne cohésion des applications gérées par l’Abes et met à disposition les outils de pilotages correspondants.
- coordination du volet documentaire de l’acquisition des ressources électroniques pour l’ESR : licences nationales (tous modèles d’achat), groupements de commandes portés par l’Abes, plan de soutien à l’édition scientifique
- coordination de la valorisation des ressources électroniques acquises par l’Abes ou par d’autres membres de l’ESR ou des ressources en open access validé
- coordination du signalement des ressources concernées dans les outils Abes (BACON, Calames, Sudoc, SciencePlus…) et internes (utiles aux workflows de traitement et d’enrichissement : base interne worme…)
- communication auprès des bénéficiaires, tous supports
- veille sur l’évolution des protocoles d’accès, sur les modèles de la publication scientifique et leurs impacts sur le signalement (incluant la problématique des données de la recherche), sur les formats et les outils de signalement, sur l’ouverture des métadonnées et leurs réutilisations potentielles
- coordination de l’analyse des besoins des établissements ESR quant au signalement des ressources électroniques
- état des lieux sur les réutilisations actuelles des métadonnées dans l’ensemble des outils (catalogues, index centraux des outils de découverte, résolveurs de liens…)
- prospective sur les éventuelles évolutions, en fonction des retours des établissements
Services Outils et Méthodes
Le service Outils et Méthodes assure la bonne cohésion des applications gérées par l’Abes et met à disposition les outils de pilotages correspondants.
- coordination, définition et application des procédures d’imports de données (imports de données pour les nouveaux membres, imports de données en provenance de producteurs de contenus)
- traitements de masse sur les données produites au sein des réseaux
- maintenance et évolution des dispositifs pour l’exposition des données à destination des usagers et des machines
- coordination des outils de pilotage (Webstats)
Service Monographies et Archives
Le service Monographies et Archives est responsable des activités liées à la production des données bibliographiques et archivistiques. Il accompagne les établissements dans le signalement de ces ressources, travaille à l’évolution des données et à leur mise en production dans les applications, les interfaces et les services (Sudoc, Calames, BACON…).
- participation à la Transition bibliographique (évolution des données et des formats, exposition…) et réflexions sur l’évolution des nouveaux modèles de description des données
- formation et assistance auprès des établissements des réseaux de signalement
- production et diffusion de la documentation professionnelle associée aux données bibliographiques et archivistiques (Guide Méthodologique)
- mise en œuvre des échanges de données (transferts réguliers, exports…) et réalisation de traitements de masse
- évaluation de la qualité des données et des applications exploitant des données bibliographiques et archivistiques
Service Ressources Continues
Le service Ressources Continues accompagne les établissements pour le signalement des publications en série et autres ressources continues ainsi que des exemplaires liés, ce qui inclut les évolutions en termes de données et de formats.
- animation du réseau des Centres Régionaux du Sudoc-PS : suivi des utilisateurs et formation des responsables CR
- gestion des applications COLODUS, CIDEMIS, Périscope et autres outils génériques pour faciliter la gestion des ressources continues
- participation à la coordination des plans de conservation partagée des périodiques en relation étroite avec les autres partenaires impliqués
- traitement des métadonnées des périodiques au sein de l’application BACON
- coordination entre le réseau et ISSN France et ISSN International ; suivi des demandes de numérotation et de correction ISSN avec les centres ISSN France et International
Service Thèses
Le service Thèses accompagne les établissements de l’enseignement supérieur pour les activités liées au signalement, à l’archivage et à la diffusion des thèses produites sur le territoire français.
- suivi, animation, information et formation du réseau d’établissements habilités à délivrer le doctorat
- gestion des applications STEP et STAR, du moteur de recherche theses.fr, ainsi que des outils d’import et d’export de données liés à ces applications
- assistance aux utilisateurs (professionnels des bibliothèques et des universités, enseignants-chercheurs, doctorants) en coordination avec les membres du réseau
- contrôle de la qualité des données et coordination des chantiers de correction
- adaptation des applications et des pratiques de signalement aux besoins des utilisateurs ainsi qu’aux contraintes législatives et aux évolutions bibliographiques
- articulation étroite de ces missions avec celles des partenaires opérationnels : CINES, CCSD, ADUM, etc…
Le DSIN – Département Systèmes d’Information et du Numérique
Le DSIN oriente et applique les décisions stratégiques de l’Abes afin de disposer des meilleures infrastructures informatique au service de l’Agence et de ses réseaux. A ce titre, il élabore, développe, pilote et met en œuvre en dialogue avec les départements les moyens techniques et organisationnels afin d’assurer le bon fonctionnement du système d’information de l’établissement. Il veille à maintenir sa sécurité, sa fiabilité, son intégrité et sa cohérence, tout en le faisant évoluer techniquement et fonctionnellement.
Le DSIN est composé de 4 services :
Service Conception et Développement
Les missions de ce service sont orientées applications métier.
- participer avec les équipes fonctionnelles au cadrage, à la définition et à la conception des applications et services
- réaliser et intégrer les développements nécessaires en accord avec la politique de développement définie et maintenue par le service. Les projets sont menés en utilisant la méthode Scrum et les nouveaux développements sont publiés en open source
- assurer le suivi, la maintenance et l’administration des applications métier de l’Abes
- accompagner les utilisateurs externes et internes par la formation et l’assistance
Service Infrastructures et Réseaux
- participer avec les équipes projets au cadrage, à la définition, au choix, à la mise en oeuvre et à l’évolution des architectures techniques en s’appuyant sur une démarche DevOps
- définir, mettre en œuvre, maintenir en condition opérationnelle et faire évoluer les infrastructures informatiques (réseaux, serveurs, systèmes, logiciels)
- maintenir en condition opérationnelle l’ensemble des services métiers fournis par l’agence et assurer une assistance de proximité, notamment dans le cadre des permanences quotidiennes
Service Support Gestion Interne
Les missions de ce service sont orientées bureautique et applications support.
- assurer la mise en oeuvre, l’administration, l’assistance et l’évolution de toutes les applications support de l’Abes
- organiser la conduite du changement ainsi que les formations aux personnels de l’Agence lors de la mise en place de nouveaux services
- piloter la réalisation du budget du DSIN, les achats de matériels, logiciels et services informatiques
- piloter la gestion de la documentation professionelle et pour le personnel de l’Agence
- piloter la démarche UX Design appliquée par l’Abes lors du développement de nouvelles applications en lien avec le service Communication et les équipes projets
- gérer le parc bureautique en respectant les orientations techniques prédéfinies
- gérer les salles de réunion et de formation
- assurer une assistance de proximité sur les problématiques du poste bureautique, téléphonie, visioconférence et aide à l’installation de logiciels
- coordonner en lien avec le service Formation Interne de l’Agence la formation et la participation aux congrès des membres du DSIN
Service Urbanisation et Pilotage Informatique
- veiller à l’urbanisation du système d’information (SI) : rôle de conseil dans la définition et dans la priorisation technique, afin de garantir une cohérence, un couplage faible et une factorisation des briques du SI
- assurer la création et la mise à jour des différents niveaux de cartographies, afin de documenter le SI et de permettre des analyses d’impact
- contribuer à l’ouverture du SI auprès des réseaux d’utilisateurs : communication sur les briques ouvertes (code source sur Git Hub et API disponibles) et sur les développements réalisés par la communauté
- aider au pilotage informatique de l’Abes par la mise en place de la méthode de gestion de projet agile Scrum : sensibilisation des équipes projet et animation de la communauté de pratiques.
Projet SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé
Le projet national « SGBm – Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé » – et plus largement l’accompagnement des établissements dans le choix et l’acquisition de leur système de gestion (SGB) – est piloté par un directeur de projet.
- dans le cadre du projet SGBm : coordination des établissements pilote, coordination de la rédaction des documents du marché, mise en œuvre des opérations liées au dialogue compétitif, accompagnement des établissements jusqu’à la phase d’exploitation du SGBm choisi
- dans le cadre de l’accompagnement SGB : partage d’informations, accompagnement juridique, méthodologique et technique lors d’une réinformatisation ; dialogue avec les éditeurs de logiciels pour assurer la compatibilité des produits avec le Sudoc ; pilotage des projets techniques d’échange de données entre systèmes d’information ; dialogue avec les associations d’utilisateurs et les consultants pour définir les caractéristiques attendues et la conformité des logiciels
Délégué Protection des Données (DPO), Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI)
Le DPO et le RSSI ont un rôle transversal sur l’ensemble des activités de l’agence.
- Délégué à la Protection des Données (DPO) : veille au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la sécurité des données personnelles. Sensibilisation des personnels, définition de procédures organisationnelles et techniques, contrôle des applications et suivi du traitement des demandes relatives à l’exercice du droit d’accès/rectification/opposition des personnes
- Responsable Sécurité des Systèmes d’information (RSSI) : mise en œuvre des recommandations et meilleures pratiques de sécurité informatique, en lien avec l’ANSSI, de la DINSIC, le HFDS, afin de protéger le système d’information de l’Abes et d’assurer sa résilience en cas d’attaque ou de panne majeure