Un sistema compartido a nivel nacional
La catalogación compartida en Sudoc es el mecanismo para poner en común los registros bibliográficos nacionales en beneficio de todas las comunidades científicas.
Las instituciones de documentación que son miembros de la red se Sudoc benefician de un entorno técnico y de una gama de instrumentos y servicios.
- puesta en común de las mejores prácticas en materia de catalogación e información de los recursos documentales: formato de los datos basado en el formato internacional UNIMARC; enlaces sistemáticos a los datos de las autoridades (autores; comunidades; indización temática, etc.); localización de los ejemplares disponibles en cada institución para promover los servicios de préstamo interbibliotecario y ampliar la cobertura documental
- herramientas de producción y control de calidad comunes a los equipos de catalogación
- servicio de exportación a los SGE locales de datos enriquecidos/corregidos/actualizados diariamente por todos los profesionales de la red
- visibilidad de las colecciones de la ESR en Sudoc y en diversos catálogos internacionales
- formación y documentación.
Se proponen varios modos de producción:
- creación, enriquecimiento o corrección de registros bibliográficos desde la interfaz de catalogación WinIBW
- ejemplificación / localización en los registros Sudoc, desde la interfaz de catalogación WinIBW o mediante COLODUS, una aplicación profesional de ejemplificación
- derivación de registros de las mayores bases de datos bibliográficas
- modificación masiva o corrección de anomalías mediante herramientas específicas(ITEM, Paprika...) o servicios web.
Los datos producidos colectivamente por los equipos de catalogación de las bibliotecas miembros de la red Sudoc se exportan diariamente a los sistemas de gestión de bibliotecas (LMS) de las instituciones como parte del Servicio regular de traslados.
WinIBW: interfaz de catalogación en el Sudoc
Desarrollada y mantenida por OCLC, WinIBW es la interfaz de catalogación común utilizada por los profesionales de las bibliotecas ESR que son miembros de la redSudoc.
Especificaciones técnicas
Accesible a los catalogadores de las instituciones miembros de la redSudoc, WinIBW, una aplicación cliente/servidor, debe instalarse en las estaciones de trabajo de los usuarios (PCs fijas o portátiles equipadas con un sistema operativo Windows). La instalación de WinIBW con un Mac OS es posible pero sólo desde una máquina virtual de Windows.
Nota: Versión de WinIBW actualmente en uso (enero de 2020): versión 3.2.5.5
Características y servicios
Las siguientes características están disponibles:
- 3 modos de catalogación: principiante, semiexperto y experto
- varios modos de búsqueda: simple, avanzada, exploración de índices
- interfaz personalizable para la creación / modificación / supresión de registros bibliográficos / de autoridad / de copia
- control bibliográfico: creación de enlaces (bibliográficos y de autoridades) entre registros Sudoc
- facilitación: automatización de determinados comandos (scripts); suministro de plantillas de registros; derivación de registros de bases de datos externas
- módulos específicos (reservados a determinados grupos de usuarios): administración de usuarios profesionales; préstamo interbibliotecario (ILL); comandos de administración de datos
La formación en catalogación con WinIBW se imparte a lo largo del curso académico.
Desarrollos
A lo largo de los años, la ESRAbes ha desarrollado y puesto a disposición de los catalogadores de los establecimientos documentales de la ESR varias interfaces profesionales para la producción de metadatos interconectados con la base de datosSudoc :
- IdRef, para la producción de registros de autoridad
- STAR, para la elaboración de expedientes de tesis doctorales
- COLODO, para la notificación de copias
- ITEM, para la administración de copias
La interconexión entre WinIBW IdRef y/o COLODUS se deja a la libre apreciación de cada institución.